Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кассы для ИП на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Какую кассу выбрать для работы с маркированными товарами
Чтобы работать с обязательной маркировкой товаров в 2023 году, нужна касса нового образца. Она умеет сканировать QR-код и корректно учитывать маркированную продукцию в товарообороте. Все кассовые аппараты по-прежнему должны работать с фискальными накопителями. Поэтому выбор подходящего кассового аппарата должен основываться не только на нормативных требованиях, но и на потребностях вашего бизнеса.
Использование кассового аппарата при ведении бизнеса является обязательным условием; его отсутствие грозит крупными штрафами — не менее 10 тысяч рублей для физических лиц или 30 тысяч рублей для юридических лиц, а также максимальным штрафом в размере до 75% от суммы продаж. Кроме того, при неоднократном нарушении этого правила человек может быть лишен права заниматься предпринимательской деятельностью на 90 дней.
Таблица применения ККТ в зависимости от системы налогообложения
| Система налогообложения | Вид деятельности | ККМ обязательна | Можно выдать БСО | Можно выписать товарный чек или квитанцию |
|---|---|---|---|---|
| ОСНО | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| УСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ЕСХН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ЕНВД | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ПСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + |
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Нововведения 2023 года по подотчетным операциям ИП
Начиная с июля 2023 года в обороте применяются преимущественно электронные кассовые чеки. Подотчетные лица, приобретающие в интересах предприятия товары или услуги за наличные средства, должны прилагать к отчету распечатанные электронные кассовые документы. Предусмотрена проверка подлинности чеков. При возникновении сомнений официальный сайт ФНС позволяет воспользоваться сервисом «Проверка чека».
Порядок ведения электронного и иного документооборота определяет предприятие. Предусмотрены особенности оформления подочетных форм.
| Условие | Описание применения | Дополнения |
| Реквизиты, необходимые при оформлении электронного чека на приобретение товаров | Продавец товаров обязан указать в чеке реквизиты покупателя (название и ИНН), страну происхождения товара, номер таможенной декларации, сумму акциза | Реквизиты предоставляются при наличии у покупателя доверенности от предприятия, подтверждающей правомочность представления интересов |
| Подтверждение полноты информации о товаре | Часть ИП, работающих на специальном режиме, предоставляют чеки без расшифровки номенклатуры и количества товара | При получении чека без выделения наименования товара необходимо предоставить дополнительный документ с расшифровкой данных |
| Возможность получения чека от самозанятых лиц | Самозанятые граждане также должны предоставить информацию об оказываемых услугах | При получении услуг у самозанятых лиц чек печатают из мобильного приложения «Мой налог» |
| Получение услуг с оформлением БСО (например, при получении в командировке услуги проживания в гостинице) | БСО, свидетельствующий о полученных услугах должен соответствовать требованиям по форме и набору реквизитов. БСО новой формы практически соответствует электронному кассовому чеку | Подотчетное лицо в составе оправдательных документов после 01.07.2023 не вправе предоставлять БСО в типографской форме, принятой ранее |
Остальные требования к оформлению подотчетных операций не изменились. Выдача средств производится по распоряжению руководящего лица. Если подотчетная сумма используется самим предпринимателем, распоряжения и расходный кассовый ордер оформлять не требуется. Для предоставления отчета об истраченных средствах работнику предоставляется срок, отведенный учетной политикой.
Использование кассового оборудования в интернет торговле
В связи с массовым развитием интернет торговли предприниматели все чаще задаются вопросом, может ли ИП работать без кассового аппарата в 2023 году, осуществляя торговлю через интернет? Здесь нельзя ответить четко, потому что данная отрасль торговли законодательно не раскрыта, но, если учесть, что она не попадает под четыре предыдущих пункта, можно сделать вывод о том, что интернет торговля должна быть обеспечена зарегистрированной, исправной ККТ.
Так как продажа через интернет осуществляется через курьеров, каждый из них должен быть обеспечен кассовой машиной. Если такой возможности нет, то покупателю должен выдаваться чек при передаче ему товара (день выдачи чека и поступления денежных средств в кассу должен совпадать).
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё
Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.
Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.
Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.
Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.
Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Что нужно знать об онлайн-кассах в 2021 году
- Онлайн-касса — электронное устройство, которое пробивает покупателю чек и сообщает в налоговую службу о продаже.
- На кассы уже перешли почти все виды бизнеса, которые работают с физлицами.
- Если ИП или ООО не применяет онлайн-кассу, предпринимателя оштрафуют, при повторном нарушении — остановят деятельность.
- До июля еще действует отсрочка на онлайн-кассу для ИП без работников. Позднее они обязаны купить кассу или начать работать как самозанятые.
- У самозанятого много ограничений, многим предпринимателям этот статус по закону не подходит. Купить онлайн-кассу часто выгоднее.
- Устанавливать кассу лучше заранее, чтобы избежать штрафов. Можно разом купить все необходимое и зарегистрироваться онлайн.
Как получить деньги от бизнеса? Оформление кассовых операций
Бизнес идет, доходы растут, появляются свободные денежные средства, которые коммерсант может потратить на себя. Как это сделать? Для некоторых учредителей ООО является неожиданностью, что они не могут в любой момент получить на свои нужды деньги из кассы или снять их с наличного счета. А вот индивидуальные предприниматели – могут. Но обо всем по порядку.
Сначала – о правовом статусе имущества юридического лица. Уставный капитал в виде денежных средств или другого имущества не принадлежит учредителю ООО. Все, что было внесено при регистрации фирмы и все, что было заработано в процессе ее предпринимательской деятельности, является собственностью юридического лица. Учредитель, работающий в собственной фирме, может получать в ней зарплату на правах обычного работника, если с ним заключен трудовой договор. Даже если это единственный учредитель (участник), который сам руководит организацией, он не может по своему усмотрению распоряжаться деньгами своего ООО. К слову, возможность заключения трудового договора с единственным учредителем – руководителем до сих пор остается спорной, и вы можете узнать о последнем мнении Минфина на эту тему в этой статье.
Еще одна возможность (и единственная, если учредитель не работает в своей организации) получить деньги от бизнеса – это направление полученной прибыли на дивиденды. Вопросы налогообложения заработной платы и дивидендов учредителя ООО мы рассмотрели в примере статьи ИП или ООО — что регистрировать? Но нас в данном случае интересует не вопрос налогов, а то, может ли учредитель взять на свои нужды наличные деньги из кассы или снять их с расчетного счета? Нет, не может, поэтому и вопрос оформления таких кассовых операций даже не стоит.
Теперь – про ИП. С одной стороны, индивидуальный предприниматель несет ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, кроме того, которое нельзя взыскать. Но с другой стороны, все имущество и деньги ИП, в том числе полученные от предпринимательской деятельности, являются его собственностью, которой он может распоряжаться как угодно (если только нет задолженности по налогам и взносам).
Зарплату ИП от самого себя не получает, но зато может в любой момент взять наличные деньги из кассы или с расчетного счета. Право на это дает Указание № 3073-У. Если деньги будут переведены на платежную карту физического лица, то такой перевод не является кассовой операцией и не оформляется кассовыми документами. Суммы, которые ИП может тратить из кассы или с расчетного счета на свои личные нужды, не ограничены, но нельзя допускать задолженностей по налогам и страховым взносам. Если индивидуальный предприниматель отказался от ведения кассовых документов и издал об этом приказ (см. раздел Упрощенный порядок кассовой дисциплины), то получение наличных денег ничем не оформляется. Если же кассовые документы продолжают вестись, то в основании выплат денег в расходном кассовом ордере надо указать: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Что надо знать о работе с ККТ
Требования к применяемой в 2020–2021 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.
С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.
Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.
Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».
Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.
Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Отдельно про самозанятых
Налог на профессиональный доход — новый режим налогообложения, оптимально подходящий для субъектов, стремящихся легализовать финансовые поступления от собственной деятельности. Лояльная ставка, минимальная отчетность и простота регистрации привлекают многих предпринимателей. Но если мы говорим, что нужно для торговли на рынке в 2021—2022 году — стоит отметить, что подобный формат предусматривает ряд существенных ограничений. Законодатель подтверждает — лица, применяющие НПД, не обязаны использовать кассовое оборудование. Но одновременно с этим еще и исключает из перечня того, что могут продавать самозанятые, сразу три категории:
- Полезные ископаемые.
- Подакцизную и обязательно маркируемую продукцию.
- Товары, предназначенные для перепродажи.
То есть, единственным доступным вариантом остается продукция собственного производства, что существенно ограничивает возможности ведения бизнеса. При этом конкретных критериев, позволяющих определить, что именно относится к данной категории, в законе не предусмотрено — рассмотрение юридической практики позволяет говорить лишь об общих формулировках, вроде «самостоятельного полного изготовления продукта из сырья или материалов». Что же касается сельскохозяйственной деятельности, то в этом случае применяется статья 217 Налогового кодекса, определяющая, что продажа выращенной на личном участке продукции не облагается налогом — при условии, что площадь хозяйства не превышает 0,5 гектара, а к процессу ведения не привлекаются наемные работники.