Как справиться с кассовым разрывом опыт бизнеса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как справиться с кассовым разрывом опыт бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.

Из-за чего возникают кассовые разрывы?

Но даже в устойчивом бизнесе с регулярным притоком денег и с прибыльной бизнес-моделью может произойти временная нехватка денег из-за ошибок в приоритетности платежей. Не дождались поступления от клиента и провели не обязательные траты, а на выплаты обязательств не хватает.

Другая причина – пост-оплата клиентами и отсутствие контроля дебиторской задолженности. Многие, стремясь привлечь и удержать покупателей, предлагают отсрочку оплаты, поставку по пост-оплате. Это иногда может выйти боком компании. Выручка будет приходить с задержкой, а по счетам контрагентов все равно придется платить точно в срок. В итоге на бумаге компания прибыльная, а по факту все время попадает в кассовый разрыв.

Денег на текущие траты может не хватать, если ошибиться с объемом закупок товара. Когда компания закупает партию товара, она «замораживает» деньги в товарной форме. Если партия большая, и много товара лежит на скалах и полках магазина, «живых денег» компании может не хватить. Таким образом при неграмотно организованных закупках кассовые разрывы будут появляться с завидной регулярностью. Особенно, если товары сезонные.

Как предупредить кассовый разрыв

1. Вести бюджет. Иметь план доходов и расходов. Придерживаться его.

2. Вести платежный календарь. Это таблица, куда нужно вносить все обязательства, как только они возникают.

3. Формировать резервы на случай форс-мажоров. Создать отдельный счет и ежемесячно переводить туда 10–20% от общего дохода. Это защитит от кассового разрыва, если возникнет непредвиденная ситуация.

4. Не покрывать недостачу заемными средствами. Крутиться на собственных, насколько это возможно: уменьшать постоянные расходы, договариваться с сотрудниками об отсрочке выплат, избавляться от убыточных направлений бизнеса.

5. Контролировать дебиторскую задолженность. Мотивировать клиентов дополнительной скидкой при быстрой оплате. Вычислять среднюю скорость возврата денег и ставить KPI торговым представителям. Не связываться с крупными сетями, у которых длинные коридоры оплат.

6. Учитывать сезонность, если в бизнесе она есть. Заранее просчитывать потери в низкий сезон, готовить резерв.

7. Учитывать риски. Рассматривать новые идеи под углом заработка. Особенно если нет резервов.

Что делать, если разрыв уже случился

Попробовать выбраться из финансовой ямы без займа. Договориться с поставщиками, сотрудниками, заплатить налоги частями. Сделать все, чтобы ликвидировать разрыв и не брать в долг у банка.

Если таким образом не получилось, можно воспользоваться овердрафтом, кредитом, инвестициями или выручить компанию личным капиталом.

Ну и самая ужасная идея, которая может прийти вам в голову, — задержать зарплату. Мы не рекомендуем так делать ни как бухгалтеры, ни как предприниматели. Ведь таким образом вы уроните боевой дух сотрудников и будет еще сложнее выбраться из разрыва.

Перестать копать финансовую яму и начать считать. Теперь к расходам, которые компания несет каждый месяц, добавились долговые обязательства.

Чтобы ситуация от ввода денег не усугубилась, нужно понимать, где находится отметка «ноль». Сколько товара нужно продать, чтобы выручка покрыла обязательства, а прибыль — расходы. Эта отметка «ноль» и будет точкой безубыточности (ТБУ).

Она может быть выражена сразу в нескольких показателях: в деньгах (выручке), количестве продуктов или услуг, которые нужно продать, или количестве клиентов, которых нужно обслужить.

Практика показывает, что вероятность наступления рассматриваемых обстоятельств никак не зависит от масштабов и оборотов бизнеса. Нерасчетливое планирование вполне может привести к тому, что у многомиллионной компании с несколькими филиалами окажется недостаточно денег для закрытия самых простых и рутинных операций. Причина — в нарушении синхронности циклов поступления и расходования.

Кассовые разрывы в деятельности предприятия — это когда денежные средства приходят уже после того, как в них возникла явная необходимость. В качестве обусловливающих факторов обычно рассматривают:

• Сотрудничество с поставщиками по предварительной оплате. На ранних этапах становления немногие предприниматели способны позволить себе заключать договора отсрочки. В итоге каждая новая закупка выбирает имеющийся бюджет практически под ноль, тогда как текущие расходы по-прежнему требуют погашения.
• Взаимодействие с покупателями на принципах отложенного платежа. Подобный формат позволяет привлечь клиентов, заинтересованных более выгодными условиями сотрудничества, однако на деле оказывается весьма тяжелой нагрузкой для организации. Практика постоплаты характерна для всех крупных федеральных компаний, включая торговые сети, а также для государственных ведомств и учреждений, которые вправе закрывать задолженности раз в месяц или квартал, а иногда и раз в год — в конце календарного периода.
• Специфика или сезонность выбранного направления. Анализ кассовых разрывов показывает, что в бизнесе такое положение чаще всего возникает у компаний, не имеющих стабильного денежного потока. К их числу относятся участники госзакупок, монопольные поставщики у крупных заказчиков, а также организации, специализирующиеся на продукции сезонного характера. В отсутствие регулярных поступлений распределять средства на все нужды становится намного сложнее, что в конечном счете может стать причиной накопления долговых обязательств.

Самая критическая комбинация — совпадение всех трех ситуаций, когда нужно закупиться сырьем, дождаться перечисления денег от предыдущих покупателей, и уплатить налоговые сборы для сохранения доступа к банковским счетам. Это может пошатнуть позиции даже уверенных в себе компаний, поэтому важно внимательно и планомерно отслеживать факторы, сигнализирующие о подобных рисках.

Как избежать кассовых разрывов в будущем?

В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.

Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.

Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.

Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.

В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управленка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.

Пример кассового разрыва в малом бизнесе

Рассмотрим одну из самых распространенных причин краха некрупного бизнеса у новичков, впервые сталкивающихся с кассовым разрывом. Представим себе, что ИП открыл магазинчик, взяв помещение в аренду, закупил товар, проплатил рекламу, оформил на работу продавцов (затрата – зарплата и соцвзносы) и т.п. Пусть первый год выдался удачным: магазинчик заработал клиентуру, продержался в сезонный спад спроса и очень удачно закрыл финансовый год. Обрадованный владелец хочет поощрить себя и потратить часть заработанных денег на свои желания. При этом средства, естественно, оказываются изъятыми из бизнеса.

На следующий год магазин оказывается без «финансовой подушки» для покрытия кассовых разрывов, возникающих в «несезон» и вследствие других факторов. Как обычно действует неопытный ИП:

• не делает новые закупки товаров;
• обедняет ассортимент;
• уменьшает расходы на рекламу;
• увольняет часть штата и т.п.

Иногда, пытаясь спасти положение, предприниматель берет кредит, не имея четкого плана по его возврату, тем самым еще больше залезая в финансовую кабалу. По факту, он стремится сократить расходы, а на самом деле, теряет клиентуру и в результате в момент, когда спрос мог бы повыситься, у него нет средств на его удовлетворение, налицо кассовый разрыв.

Правильный вариант реагирования – думать о возможном варианте кассового разрыва заранее, ибо для любого бизнеса он более чем вероятен. Что можно предпринять:

• завести специальный резерв для подобных случаев;
• добиться у контрагентов отсрочки платежей по поставкам;
• взять кредит на оптимальных условиях, спланировав его возврат;
• вынимая деньги из бизнеса, хорошо просчитать рентабельность.

Неправильные решения:

• поднять цены – люди быстро поймут, что они завышены;
• надеяться на лояльность постоянных покупателей – ее недостаточно для сохранения прежнего объема денежных поступлений;
• распродавать товар по себестоимости или ниже – это такая же потеря денег;
• снизить рекламу – это утрата клиентуры.

ИТОГ. Любое решение, принятое после кассового разрыва, априори будет убыточным, так как ситуацию придется спасать с большими или меньшими вложениями. Правильные решения должны быть стратегическими, то есть приниматься до момента наступления кризисной ситуации. Кассовый разрыв должен быть ликвидирован «в уме» еще до того, как он наступит в реальности.

Оптимальный баланс договорных условий способствует устранению кассового разрыва, а также увеличивает прибыль компании за счет уменьшения кредитной нагрузки. Для этого необходимо:

• проанализировать условия заключенных договоров на отгрузку и на закупку товаров по основной деятельности;
• ранжировать договора по степени влияния на приток и отток денежных средств;
• сопоставить соотношение дебиторской и кредиторской задолженности;
• сбалансировать условия заключаемых договоров;
• установить пределы товарного кредитования.

Пример:

Вариант 1. Рассмотрим влияние условий заключаемых договоров на примере торговой компании, без учета остатков запасов на складах и операционных расходов.

Компания продавала товар на условиях рассрочки платежа — 20% аванс в текущем месяце, 30% оплата в следующем месяце и 50 % в третьем месяце после отгрузки.

Оплата поставщику осуществляется на следующих условиях:

• сырье и материалы — 50% предоплата 50 % в следующем месяце;
• транспортировка — 100 % предоплаты;
• упаковка отсрочка — платежа в следующем месяце.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это ситуация, когда в бизнесе есть временный недостаток денег на выполнение обязательств. Например, предприниматель взял крупный заказ, потратился на его выполнение, а клиент просрочил платеж на несколько месяцев. В итоге бизнесмену нечем платить аренду, хотя компания прибыльная. Так часто случается, если бизнес работает по постоплате с отсрочкой платежа.

Важно определиться с терминами: не путайте кассовый разрыв и убыток, это разные явления.

• Кассовый разрыв — это ситуация, когда компания прибыльная, но временно не может пользоваться уже заработанными деньгами.

• Убыток — когда бизнес работает в минус, то есть если из выручки вычесть все расходы, получается отрицательная сумма.

Как решить проблему возникшего разрыва

Кассовый разрыв — это временная нехватка денег. Значит, чтобы решить проблему с разрывом, нужно или достать деньги, или избежать расходов. Вот какие существуют варианты действий.

Оптимизировать обязательства. Редкий случай в борьбе с кассовым разрывом, но может сработать в кризисной ситуации. Например, если у бизнеса не хватает денег на оплату аренды офиса, можно от него вовсе отказаться и перевести сотрудников на удаленный формат работы. Или проанализировать загрузку склада, и если он часто пустует, переехать в другой, меньше и дешевле.

Этот способ может помочь, только если бизнес долго отслеживает денежные потоки и занимается долгосрочным прогнозированием, то есть может увидеть перспективу кассового разрыва за несколько месяцев до его появления.

Попросить отсрочку. Часто причиной кассового разрыва становится рост дебиторской задолженности. Она же является одним из способов дождаться гонораров за выполненную работу — только должником должен стать сам бизнес.

Если кассовый разрыв возникает из-за обязательства оплатить договор аренды или поставку каких-то материалов, стоит попробовать договориться с арендодателем и контрагентами.

Как спрогнозировать и предотвратить кассовый разрыв

Задача предпринимателя — оперативное планирование и контроль поступления и расходования средств за счет внедрения инструментов оперативного управления.

Например, оформление Платежного календаря в Excel, чтобы планировать конечный остаток. Составьте список статей движения денег: операционная деятельность, кредиты и займы (финансовая деятельность), единовременные выплаты и изъятия (капитальная деятельность). Первой строчкой укажите остаток на начало дня, затем по статьям разбиваете поступление, платежи по кредитам, налогу и прочие расходы.

Далее, нужно согласовать статьи движения денежных средств со статьями доходов и расходов.

Последним можно присвоить следующие признаки:

• постоянные (оплата аренды, кредита, налога);
• переменные (связанные с объемом деятельности, например, себестоимость проданных товаров);
• дискреционные (управляемые, когда есть выбор — потратить деньги или нет, например, на автоматизацию бизнеса, ремонт помещения, обучение персонала, реклама бизнеса).

Расставьте приоритеты в платежах. Например, вы решаете, куда направить бюджет — на покупку оборудования или рекламу. Оснащение предприятия — долгосрочная перспектива и инвестиции в бизнес, которые увеличивают прибыль. С рекламой не все так однозначно, поскольку она может не принести ожидаемых результатов. Приоритетом может стать и своевременный платеж ключевому поставщику, которого вы можете потерять из-за задержки оплаты.

Установите лимит расхода на непостоянные или незначимые статьи расхода, и сформируйте финансовый резерв.

Этап 1. Контроль расходов

До конца сезона оставалось несколько месяцев, и дела у компании шли отлично. Чтобы также радостно войти в несезон, мы ввели строгую финансовую дисциплину. Такая мера должна была помочь сохранить деньги и не растратить их попусту.

Выплаты дивидендов. Раньше собственник бизнеса выводил дивиденды каждый месяц. Мы решили, что признавать чистую прибыль и выплачивать дивиденды будем по итогам года после несезона. За базовую приняли следующую схему:

Работаем в сезон → Держимся несезон → Смотрим, сколько съели чистой прибыли → Оставшуюся прибыль делим на целевые расходы и на дивиденды

Фиксированные даты оплаты счетов. Раньше оплачивали счета по мере их поступления, неважно, за какой период они были. Также не учитывали, запланированы ли в ближайшее время крупные платежи. Это приводило к кассовым разрывам. Чтобы перераспределять финансовую нагрузку, решили, что по четвергам утверждаем платежи, а по пятницам — их проводим. Все четко и никакого хаоса в документации.

Как и чем покрыть кассовый разрыв

Чтобы преодолеть кассовый разрыв безболезненно, нужно заранее разработать сценарий выхода из него. Вот несколько способов покрыть кассовый разрыв.

Заранее сформировать резервный фонд. Резервный фонд — это финансовая подушка безопасности для бизнеса. Его создают, когда в компании есть излишки денег, чтобы воспользоваться ими в сложной ситуации в будущем. Кассовый разрыв — одна из таких ситуаций.

Универсальной формулы для расчёта размера резервов нет, но минимум — 20% от суммы кредиторской задолженности. Это, например, долги поставщикам, зарплата. Чтобы определить оптимальный объём резервного фонда для покрытия кассового разрыва, важно учесть основные риски бизнеса.

Основной риск для бизнеса — это ситуация, когда главный канал получения выручки перестал работать или случился форс-мажор, из-за которого появились большие расходы. Например, у бизнеса был заказчик, который приносил 60% выручки, а потом этот клиент отказался от сотрудничества. Денег компания стала зарабатывать значительно меньше, поэтому возник риск кассового разрыва.

Чтобы рассчитать основные риски, проанализируйте ситуации, когда ваш бизнес вообще не сможет зарабатывать или выручки станет меньше в несколько раз. Из них выберите самые разорительные. После этого приблизительно посчитайте, сколько денег нужно, чтобы решить эти проблемы, например:

• если в бизнесе есть сезонность, то прикиньте, сколько денег понадобится на работу в несезон с учётом возможного спада выручки;
• если по договору клиенты могут отказаться от заказа и потребовать вернуть оплату, то в резервном фонде важно заложить деньги на возврат;
• если в отрасли высокий риск получить штраф от налоговой или других проверяющих структур, оцените объёмы возможных штрафов и отложите деньги на них в резерв.

Вот как это работает на примере магазина одежды. У всех торговых точек есть риск: аренда может подорожать. Если новые условия не подходят и договориться не получится, возможно, придётся переезжать. Для этого нужны деньги на риелтора, перевозку оборудования, аренду минимум на 1–2 месяца с залогом. Возможно, здесь появятся расходы и на косметический ремонт в новом помещении. Значит, владельцу важно заранее продумать план действий в такой ситуации и сформировать под это резерв.

Регулярно лимитировать расходы. Полезно раз в месяц или квартал устанавливать лимиты по расходам. Для этого нужно сначала рассчитать все обязательные выплаты, например на аренду помещения, зарплату работникам, закупку расходных материалов, налоги. А на оставшиеся деньги установить лимиты, например «потратить на корпоратив не более 10% от прибыли». Если этого не делать, можно потратить деньги неэффективно, а потом срочно искать средства, чтобы починить вышедшее из строя оборудование.

Если кассовый разрыв случился, а резервов нет. Если покрыть разрыв нечем, то постарайтесь договориться о новых сроках оплаты с контрагентами. В случае с арендой помещения попробуйте согласовать с собственником плавный рост размера арендной платы, пока вы ищете способы увеличения выручки, чтобы это не сказалось на бизнесе. Если у компании есть кредит, оформите кредитные каникулы в банке.

Необходимо проводить грамотную, последовательную, планомерную, эффективную финансовую и управленческую политику.

Нельзя упускать ни единого события в движении денежных средств. Проще предотвратить возникновение кассового разрыва, чем потом экстренно пытаться ликвидировать его негативные последствия. Поэтому советуем использовать все современные финансовые инструменты, проверять благонадёжность контрагентов и строго контролировать дебиторскую задолженность.

Для исключения кассового разрыва целесообразно составлять специальный платежный календарь, с помощью которого можно планировать наличие денежных средств и их движение за определенный промежуток времени, удобней всего это делать в БИТ.ФИНАНС. Закажите бесплатную демонстрацию системы удаленно или при личной встрече.

Как составить платежный календарь и работать с ним

Платежный календарь — это таблица, в которой все поступления и расходы денег распределены по дням. В его составлении участвуют несколько отделов:

1. Служба продаж предоставляет данные о поступлениях.
2. Отдел снабжения дает сведения о предстоящих оплатах за материалы, товары, услуги.
3. Финансовая служба заносит в календарь информацию о зарплате, налогах, платежах по кредитам.

При формировании платежного календаря обратите особое внимание на строку «Остаток на конец периода». По итогам каждого дня в ней должна быть положительная величина.

Минус в этой строке означает, платить за расходы этого дня будет нечем. Поправить ситуацию можно так:

1. Договориться с покупателями, чтобы заплатили пораньше.
2. Договориться с поставщиками об отсрочке.
3. Запланировать получение кредита.

Пять плюсов кассовых разрывов для бизнеса

Как ни странно, но кроме очевидных опасностей, ситуация периодической нехватки денег имеет для компании свои положительные стороны:

1. Предприниматель, который регулярно попадает в кассовый разрыв, быстрее переходит к управлению не на интуиции, а на цифрах и финансовых показателях.
2. На этапе переговоров с покупателями, заказчиками, поставщиками и подрядчиками особое внимание уделяет обсуждению сроков взаимных расчётов. Следит, чтобы на счетах или в кассе был нужный «зазор» между погашением дебиторской и кредиторской задолженности.
3. Управление любыми запасами (даже канцтоварами и расходными материалами) становится эффективнее. «Замораживать» деньги и покупать что-то «про запас» невыгодно — в случае необходимости расчётов с кредиторами быстро и по хорошей цене продать остатки вряд ли получится.
4. В компании появляются Платёжный календарь и Регламент платежей — документы, которые устанавливают правила и помогают управлять финансами: планируют приход и расход денег, определяют даты платежей. Если штат сотрудников растёт, то назначают инициаторов платежей, и тех, кто должен их одобрить, возлагают ответственность за незапланированные оплаты и предоплаты и так далее.
5. Ведётся постоянный поиск резервных источников финансирования, которые быстро придут на помощь в случае необходимости. Подробнее об этом читайте дальше.

Похожие записи:

• Третий декрет без выхода на работу как оплачивается в 2023 году
• Узнать ПФР по ИНН организации
• Облагается ли НДФЛ выходное пособие при сокращении в 2024 году расчет