Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обходной лист при увольнении форма в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На практике почти все увольняемые работники подчиняются требованию работодателя относительно обязательной сдачи обходного листа. Объяснить подобную тенденцию очень просто. Если сотрудник уверен, что никакой задолженности за ним нет, ему намного проще получить необходимые подписи в нескольких отделах, нежели идти на конфликт с руководством, пусть и почти бывшим.
Образец составления обходного листа
Условно обходной лист можно разделить на 4 блока:
- «Шапка» документа, где прописывается полное наименование организации и название «Обходной лист при увольнении работника».
- Таблица, содержащая сведения об увольняемом работнике: ФИО, подразделение, должность, реквизиты приказа об увольнении, дата увольнения, его основание и иные данные.
- Отметки о сдаче материальных ценностей и документов, отсутствии задолженности. В виде таблицы или иным образом указывается наименование структурного подразделения, руководитель которого должен заверить, что работник не имеет долгов перед организацией по его подведомственности. Проставляется дата записи и подпись ответственного лица.
Список подразделений зависит от структурной сложности компании. Обходной лист должны заверить:
- руководитель отдела, где работал сотрудник;
- завхоз (в подтверждение, что все материальные ценности работником сданы);
- руководитель кадровой службы;
- главный бухгалтер;
- руководители иных структурных подразделений на усмотрение руководства компании (например, службы безопасности, отдела информационных технологий).
- По завершению в обходном листе ставится отметка увольняемого работника, что он получил трудовую книжку, с датой и личной подписью.
Руководитель отдела кадров организации при получении листа обратно заверяет его личной подписью и датой приема.
Обходной лист представляет собой специальную разновидность внутренней кадровой отчетности. В России не установлен единый унифицированный бланк, поэтому каждая компания вправе разработать собственные образцы.
Форма отчетности – письменная. Содержимое документа можно разделить на 3 блока:
- Вступление. В этой части указываются данные об увольняемом (ФИО и занимаемая должность, табельный номер) и об организации (полное название, ИНН), а также прописывается дата расторжения трудовых отношений.
- Далее обычно оформляется в виде таблицы. В этой таблице перечисляются все структурные подразделения компании, которые напоследок должен посетить увольняемый. Если задолженности нет и вверенные сотруднику материальные ценности сданы, руководитель соответствующего отделения проставляет свою подпись.
- Заключение – в этом блоке проставляется отметка относительно получения лицом своей трудовой книжки. После этого документ датируется и подписывается руководителем.
Часто пустую форму обходного листа распечатывают на принтере, а потом просто заполняют. Иногда для оформления подобного отчета используют фирменный бланк организации. А в некоторых компаниях практикуют полностью рукописный формат. В любом случае работнику не нужно заботиться о том, что и как написать в листе обхода. Бланк или образец документа должны предоставить в отделе кадров компании.
- Я планирую уволиться и написал заявление об увольнении. В отделе кадров мне сказали, что в случае моего отказа от заполнения обходного листа трудовую книжку я получить не смогу – это приказ директора. Правомерны ли действия моего работодателя?
Ответ: Работодатель в день увольнения обязан предоставить Вам трудовую книжку независимо от наличия обходного листа. В случае отказа в выдаче трудовой книжки в действие вступает ст. 5.27 КоАП РФ, что чревато для Вашего работодателя наложением административного взыскания.
- Я работаю кладовщиком, но принял решение об увольнении в связи с выходом на пенсию, о чём предупредил своего работодателя за 2 дня до предполагаемой даты увольнения. За указанный срок комиссия не успеет составить акт о передаче товарно-материальных ценностей, в связи с чем в обходном листе руководитель не может сделать отметку об отсутствии ко мне претензий. Как быть в данном случае?
Ответ: В Вашем случае необходимо разграничить трудовой договор и договор о материальной ответственности. В день увольнения трудовой договор с Вами, как с работником, будет расторгнут, но при этом материальная ответственность за Вами будет сохранена. Договор о материальной ответственности будет расторгнут лишь после составления акта о передаче товарно-материальных ценностей. Если увольнение по такому сценарию Вас не совсем устроит, то разумнее совместить расторжение трудового договора и договора о материальной ответственности.
Законно ли требовать от сотрудника подписание обходного листа? Этот документ не противоречит нормам ТК, но и не является обязательным. Исключения составляют некоторые государственные организации, например ОВД. Увольнение сотрудника полиции обязательно сопровождается подписанием обходного листа у руководителей различных служб. Эти правила закреплены в подведомственных актах.
Если на обычном предприятии работник не согласен с таким положением и не желает подписывать подобного рода документ, то наниматель не имеет право заставлять его это делать.
Процесс увольнение четко прописан в статьях трудового кодекса РФ, и любые нарушения грозят мерами административного характера. Что должен сделать работодатель в последний день увольнения сотрудника? Все верно! Рассчитать его и выдать необходимые документы. Иное, закон не предусматривает, а значит, какие-либо дополнительные требования — неправомерны.
Рекомендации: Увольняемся по собственному желанию (пошаговая инструкция)
Однако если за сотрудником числиться задолженность (подотчетное лицо) какого либо рода, то он должен ее ликвидировать, иначе не избежать взаимных претензий, обвинений в хищении и возможных судебных разбирательств. В этом случае целесообразно использовать такой документ для исключения конфликтной ситуации и путаницы.
Образец и правила составления обходного листа
Каких-либо конкретных требований к составлению этого документа нет, поэтому каждая компания вправе самостоятельно выбрать и форму обходного листа, и процедуру его прохождения. В документ обычно включают такие данные:
- ФИО, должность, табельный номер сотрудника;
- полное название работодателя;
- дата увольнения;
- раздел о передаче дел, документации, ценностей новому сотруднику (как правило, оформляется в виде таблицы);
- раздел о возврате сотрудником имущества, принадлежащего работодателю (сим-карта, телефон, инвентарь и т.п.);
- отметка о получении работником трудовой книжки и других необходимых документов;
- дата, подпись сотрудника, расшифровка подписи (фамилия, инициалы);
- подпись уполномоченного сотрудника, представляющего работодателя, печать компании.
При составлении обходного листа можно ориентироваться на такой образец.
Обязательно ли подписывать при увольнении?
Заполнение формы обходного листа позволяет установить факт наличия или отсутствия претензий к уходящему сотруднику со стороны начальников отделов. Если такие претензии есть, а работник отказывается их удовлетворять (например, не желает возвращать вверенную ему вещь), работодатель вправе действовать в соответствии с нормами законодательства. Нередко руководству организации приходится обращаться в суд.
Важный нюанс – увольняющийся гражданин вовсе не обязан подписывать обходной лист. Действующее законодательство не содержит такого требования, поэтому сотрудник может отказаться от заполнения этого формуляра.
Если работодатель угрожает отказнику невыдачей расчета, трудовой книжки или иной нужной документации, подобные запугивания не имеют законных оснований.
Таким образом, работник может отказаться от сбора подписей, а работодатель не вправе его заставлять. При этом сам работодатель также не обязан практиковать обходной лист.
Руководители каких отделов должны ставить подпись
Для бланка не установлено унифицированной формы. Нет и конкретного перечня, в какие отделы нужно явиться работнику для получения подписи.
Перечислим основные наименования.
- Непосредственный начальник для данного специалиста. Он фиксирует, что уволенным все документы и принадлежности были переданы организации.
- Бухгалтерский отдел. Здесь уполномоченный сотрудник подтверждает своей подписью, что за уволенным работником не числится материальной задолженности, и с ним будет произведен расчет.
- Отдел, отвечающий за информационные технологии. Сотруднику нужно зафиксировать, что уволенному работнику закрыт доступ к внутренним ресурсам предприятия.
- Отдел материально-технического обеспечения. Фиксирует, что все вверенное сотруднику имущество возвращено в полном объеме.
- Отдел безопасности. Ответственный сотрудник подтвердит, что уволенным работником были возвращены ключи и пропуск на территорию предприятия.
Это приблизительный список, который может быть использован при оформлении документа. При необходимости его можно дополнить, например, добавить кадровый отдел или библиотеку организации.
Рекомендации для работодателей: лучше до, чем после
Поскольку принуждать увольняющегося труженика к оформлению «бегунка», угрожать ему карами за неисполнение этого требования противозаконно и за это можно быть оштрафованным, лучше поступить иначе. Современный предприниматель заполняет обходной непосредственно при трудоустройстве нового сотрудника. Это сразу погружает новичка в систему работы в данной компании: он знакомится со структурой организации, ее руководителями и коллективом.
Все ценности, с которыми ему придется в дальнейшем работать, описываются в обходном. Сопротивляться такому «бегунку» вряд ли станет человек, желающий здесь работать, ведь начни он упорствовать, ему могут сразу указать на дверь, а это не в его интересах.
Случись увольняться, на руках у сотрудника будет такой обходной, где прописаны все его долги перед компанией, финансовые и материальные. Останется только все вернуть по списку и расстаться друзьями.
Последствия увольнения без обходного листа
Никаких негативных последствий от того, что работник отказался бегать по этажам с целью получить очередной автограф, не может быть, потому что обходной лист при увольнении – дело добровольное. Опасаться нужно неправильной или неполной передачи дел или недостачи при инвентаризации. Если в этом вопросе у работника нет никаких проблем, то задерживать его на работе до предоставления обходного или не выдавать ему на этом основании деньги работодатель не имеет права.
Обходной лист в процедуре увольнения – просто форма уведомления и метод самодисциплины, а не наказания сотрудников. Но не стоит решительно и наотрез отказываться от его оформления. При грамотном подходе это орудие станет, скорее, способом обороны для специалиста, чем нападения для его начальства.
Обходной лист при увольнении – основные реквизиты
В бланке для максимальной информативности следует предусмотреть поля:
- персональных сведений о сотруднике, который увольняется;
- наименования предприятия и занимаемой должности увольняемым;
- основных данных о работодателе, который обязал сотрудника заполнять обходной лист;
- указания сроков увольнения;
- перечня отделов и должностных лиц, чьи подписи будут служить подтверждением отсутствия долгов за конкретным сотрудником.
Обходной лист при увольнении, помимо наличия подписей начальников структурных подразделений, допускает возможность проставления подписи руководителем компании и оттиска печати. Список полей для заполнения и форма обходного листа при увольнении должны быть описаны в локальных приказах по предприятию.
Какие отделы целесообразно включать для согласования в обходной лист при увольнении каждый решает сам – наш образец предусматривает наличие подписей:
- Непосредственного начальника.
- Ответственных лиц в отделе кадров.
- Бухгалтерского работника.
- Завхоза.
- Представителя IT-отдела.
- Начальника службы безопасности.
- Сотрудников других отделов, которые могут быть вовлечены в процесс сдачи материальных ценностей увольняемым или передачи им дел.
Последствия за отказ от заполнения
Многие сотрудники не решаются дать отказ от заполнения обходного листа, считая, что работодатель сможет из-за этого принять в отношении них дисциплинарные меры. Но на это он не имеет права.
Всё же прежде чем дать согласие на заполнение этого документа, советуем подробно изучить его; понять, что именно нужно будет сделать. На практике работодатель может настаивать на заполнении этого документа, уверяя, что только при помощи его он сможет взыскать недоимки с виновного уволившегося сотрудника. Однако никакой юридической силы у обходного листа нет. Если руководитель обнаружит недостачи или материальный ущерб, ему нужно будет представить в суд доказательства вины бывшего сотрудника.
Отказать в выдаче трудовой книжки или перенести день увольнения из-за того, что не заполнен обходной лист, работодатель тоже не имеет права. Кадровая служба должна вовремя составить распоряжение об увольнении и ознакомить сотрудника с этим приказом.
Порядок оформления «бегунка»
Бегунок заполняется произвольно
Как было отмечено выше, в трудовом законодательстве не закреплена норма порядка составления обходного листа. Но, тем не менее, принято считать, что подобный документ будет правильно оформлен, когда в нем будут соблюдены следующие аспекты:
- В первый рабочий день в компании производится процедура подписания у руководителей структурных служб и принятие трудовых обязательств.
- Не позже, чем за день перед уходом с предприятия производится заполнение «бегунка».
- После выполнения всех пунктов правил устройства на работу, производится ознакомление с новым рабочим местом, производится инструктаж и знакомство нового сотрудника с трудовым коллективом.
По указанной теме можно выделить несколько основных моментов:
- Обязательства заполнять обходные листы в организациях на законном уровне для работодателя и работника не установлено.
- Листок необходим для контроля факта передачи всех дел и ценностей, используется на усмотрения организаций.
- Документ содержит подписи руководителей подразделений и подтверждают факт отсутствия претензий.
- Специальная форма обходного листка законом не утверждена. Работодатель вправе разработать и утвердить бланк самостоятельно.
- Для утверждения формы в компании используется специальный приказ. Типовой формы приказа на законодательном уровне нет, он составляется по формам компании в соответствии с основными правилами делопроизводства.
- Разрешается одним документом утверждать сразу несколько форм различной внутренней документации.
- Отсутствие в обходном листе каких-либо подписей не может затянуть увольнение сотрудника. Работодатель обязан в день увольнения выдать расчет и трудовую книжку.
Когда необходимо оформление обходного листа
Хотя общим законодательством о труде никаких регламентов относительно подписания «бегунка», именуемого обходным листком, не сказано, зачастую такие положения встречаются во внутренних регламентах и отраслевых нормативных актах.
При надлежащем оформлении расторжения трудовых отношений, любой работодатель наверняка попросит подписать обходной лист при увольнении, убеждаясь в добросовестности и ответственности работника.
Обходной лист – это внутренний документ организации, направленный на достижение следующих целей:
- Зафиксировать прекращение прав использования доступа к внутрикорпоративным информационным ресурсам.
- Убедиться в полном возврате использованного в работе имущества предприятия (рабочих инструментов, техники, оборудования).
- Доказать факт совершения передачи дел, с введением в курс дел нового сотрудника, который назначен нести обязанности вместо увольняемого.
Таким образом, бегунок – важная часть процедуры увольнения, лишающая поводов для предъявления претензий со стороны работодателя к бывшему сотруднику.
Кого указываем в обходных листах?
Как правило, в обходных листах независимо от того, при приеме на работу или при увольнении они оформляются, должностные лица структурных подразделений перечисляются практически одни и те же, за некоторыми исключениями, обусловленными спецификой работы каждой организации.
В обходных листах обычно указываются:
- непосредственный руководитель работника, т.к. он в первую очередь организует предоставление рабочего места новому работнику, передачу дел, знакомит его с руководителями других структурных подразделений, а также с персоналом, с которым вновь принятому работнику надлежит взаимодействовать; при необходимости — также вышестоящий начальник;
- сотрудник отдела кадров, т.к. он должен подтвердить, что работник надлежащим образом оформлен на работу, у него приняты все необходимые документы, его ознакомили в установленном порядке со всеми действующими в организации локальными нормативными актами;
- сотрудник бухгалтерии, т.к. на основании документов, оформленных отделом кадров, бухгалтерия ставится в известность о том, что в организацию принят новый работник, сведения о котором нужно внести в список для расчета заработной платы;
- сотрудник отдела материально-технического обеспечения, выдающий материальные ценности работнику, необходимые ему для выполнения своих обязанностей;
- сотрудник отдела информационных технологий, выдающий работнику техническое оборудование для выполнения им своих обязанностей (если они связаны с использованием такого оборудования);
- сотрудник отдела охраны труда, техники безопасности и экологии, т.к. он подтверждает, что с работником проведены необходимые инструктажи при приеме на работу;
- сотрудник отдела безопасности, который выдает работнику ключи, пропуски и др.
К сведению. Обязанность по проверке соответствующих фактов, закрепленных в обходном листе, и подписанию обходных листов ответственными работниками структурных подразделений, перечисленных в нем, должна быть предусмотрена в трудовом договоре и/или должностной инструкции каждого из указанных лиц.