Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить совмещение на время отпуска основного работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Незаменимых сотрудников, как известно, нет. Однако на практике иногда все равно встречаются такие ситуации, при которых ушедший в отпуск работник выполнял слишком большое количество самых разнообразных функций. Возложить серьезный объем на другого специалиста возможно далеко не всегда. Более того, многие служащие знают о своих правах и не желают выполнять дополнительную работу без каких-либо вознаграждений за такой труд.
Отмена (прекращение) доплаты за совмещение должностей
Прекращение или отмена начисления доплаты сотруднику за совмещение обязанностей может случиться при наступлении различных обстоятельств:
- истечение срока действия дополнительного соглашения, в котором регламентировалось совмещение обязанностей;
- отсутствующий сотрудник, обязанности которого временно исполнял другой работник, вернулся к исполнению своих обязанностей. Либо же для их выполнения был взят новый сотрудник;
- работодатель в одностороннем порядке решил прекратить договор о совместительстве;
- совместитель также имеет право расторгнуть допсоглашение, он может больше не хотеть исполнять обязанности за двоих, так как их увеличение оказалось ему не по плечу.
Причина разрыва дополнительного соглашения о совместительстве не требует документального подтверждения. Важным в данном случае (при досрочном расторжении) является необходимость заранее уведомить о таком решении вторую сторону не позднее чем за три рабочих дня (не календарных). Предупреждать лучше письменно, форма свободная. Разрыв допсоглашения во всех случаях, кроме истечения срока его действия, необходимо оформить в виде письменного приказа, который явится основанием для бухгалтера остановить доплату. В приказе должны быть обозначены несколько обязательных пунктов:
- причина прекращения дополнительного соглашения;
- дата остановки начисления средств по оплате совмещения;
- подпись работодателя;
- подпись сотрудника, означающая его согласие и свидетельствующая о том, что информация до него донесена.
Временный перевод работника организации на должность отсутствующего сотрудника
В ст. 71 ТК РФ сказано, что перевод сопровождается изменением для трудящегося трудовой функции, структурного подразделения либо местности, где он работал.
В п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 № 2 поясняется, что местность считается измененной, если сотрудник станет работать за пределами населенного пункта, где он первоначально исполнял трудовую функцию. Изменением структурного подразделения будет перевод в иной филиал, цех, отдел и т. д.
Изменение трудовой функции предполагает выполнение работ, ранее не исполнявшихся трудящимся. Например, когда бухгалтера временно переводят на место секретаря, он вместо организации и ведения бухучета принимает звонки, организовывает встречи, совещания и т. д.
Как оформить замещение на время отпуска
В вышеуказанной ситуации оптимальным решением может стать совмещение должностей. Однако работодатель должен провести эту процедуру в официальной форме, в полном соответствии с действующими требованиями. При этом сторонам трудовых отношений необходимо учесть ряд важных нюансов:
- прежде всего, серьезное внимание нужно уделить предварительному обсуждению вопроса оплаты. Руководитель, например, может предложить свою сумму доплаты, а сотрудник, в свою очередь, согласиться с представленным предложением либо отказаться от него. Вознаграждение за совмещение может представлять собой как фиксированную денежную сумму, так и определенное процентное соотношение от оклада;
- еще одним важным нюансом будет точное установление сроков, в течение которых сотрудник будет выполнять дополнительные функции. Точный период в обязательном порядке должен быть отражен в соглашении;
- что касается основных правил составления соглашения – следует отметить, что обязательная форма для такого документа не установлена. Главное, чтобы в нем присутствовали все важные сведения относительно вопроса совмещения должностей. Такой документ всегда формируется в двух одинаковых экземплярах и подписывается обеими сторонами профессиональных отношений.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
Понятие совместительства
Обязательность отпуска предусмотрена трудовым законодательством, но оно же и требует соблюдение непрерывности процесса. В этом случае выбирается сотрудник из уже имеющегося штата для временного выполнения обязанностей отсутствующего работника, или привлекается другой человек, который будет работать временно или по совместительству. Временное замещение требует документального оформления и доплаты.
Что подразумевается под понятием совмещения? Работник должен выполнять свои непосредственные обязанности, предусмотренные трудовым договором, а также возложенные на лицо, временно отсутствующее на работе. Передаются полномочия на основании приказа, в котором обязательно указывается, на какой срок это делается, и какая положена надбавка.
Принятие работника на период ежегодного отпуска
Ответ: На период отсутствия сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, работодатель вправе принять другого работника, заключив с ним срочный трудовой договор. Это следует из ст. 59 ТК РФ. В ней сказано, что срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Обязательным условием срочного трудового договора является указание срока действия и обстоятельств, которые послужили основанием для заключения такого договора. Поскольку не всегда возможно определить точное время выхода основного работника на работу (в частности, в связи с продлением отпуска из-за болезни), в договоре фиксируется, что сроком окончания трудового договора будет являться выход на работу основного работника. После выхода основного работника на работу заключенный с заменявшим его лицом срочный трудовой договор должен быть прекращен в связи с истечением его срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При этом днем увольнения будет являться последний рабочий день, предшествующий дню выхода из отпуска основного работника. В последний день работы сотруднику необходимо выплатить все причитающиеся суммы и выдать трудовую книжку. Напоминаем, что предупреждать его за три дня о прекращении срочного трудового договора не следует на основании ст. 78 ТК РФ, которая устанавливает данное исключение именно для случая оформления срочного договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
Замещение работника через совмещение нескольких профессий
Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.
При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.
Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.
Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.
Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.
Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:
- заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
- составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
- получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.
Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.
Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.
Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.
Передаем дополнительные обязанности работнику организации
Если руководителя по каким-то причинам не устраивает первый вариант и он не хочет принимать новичка, он может задействовать сотрудников, уже давно трудящихся в его организации. Рассмотрим, какими способами это можно сделать.
Это временный перевод сотрудника предприятия на место работника, отправившегося на отдых ( ст. 72.2 ТК РФ ). Во время его отпуска переведенный человек будет выполнять только должностные обязанности отпускника. Про свои обязанности ему придется на время забыть. Зарплату он будет получать в соответствии с выполняемой им работой.
Оформляется замещение дополнительным соглашением между работником и работодателем. В нем следует указать размер оклада на период замещения, а также сведения о том, что на это время сотрудник выполняет только работу отдыхающего коллеги.
Также следует составить приказ. Для этого вполне подойдет форма № Т-5 или форма № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Не запрещено воспользоваться формой, разработанной предприятием самостоятельно.
Запись в трудовую книжку заместителя вносится без указания на срочный характер трудового договора.
Как назначается оплата за совмещение? Ответ — в ст. 151 ТК РФ. Здесь, собственно, разбирается з/п при совмещении профессий, временном взятии на себя обязанностей отсутствующего коллеги.
Вот важные положения по оплате за совмещение:
- Трудящийся, который у одного и того же работодателя помимо основной своей занятости (в отношении которой был заключен трудовой договор с нанимателем) выполняет доп. работу по другой должности или профессии / исполняет служебные обязанности временно отсутствующего сотрудника без отрыва от своей работы, имеет право на получение соответствующей доплаты. Как ясно из вышесказанного, тут две ее вариации: за совмещение и за исполнение обязанностей отсутствующего коллеги.
- Размер доплаты как за совмещение, так и за временное исполнение обязанностей другого работника устанавливается по соглашению трудящегося и работодателя в форме трудового договора.
Совмещение или совместительство?
Доплата за совмещение должностей отлична от оплаты совместительства. Поэтому нужно обозначить разницу между этими двумя понятиями.
Совмещение профессий/должностей — выполнение плюсом к своей основной деятельности дополнительной работы по иной должности или профессии.
Главное отличие от совместительства в том, что работник выполняет одновременно у одного и того же работодателя две работы — основную (собственную) и дополнительную. Это происходит без увеличения его рабочего времени. Достигается за счет уплотнения графика в течение дня, увеличения интенсивности труда.
Однако и совмещение, и совместительство возможно организовать в одной и той же компании. Обязательно для них и согласие сотрудника на изменение его привычной трудовой деятельности.
Совмещение и совместительство избираются работодателем в том случае, если это экономически целесообразно для его структуры, не ведет за собой снижение качества обслуживания, выпускаемой продукции или работ.
Расчет размера оплаты
Сложность тут в том, что не существует конкретной единой формулы, по которой высчитывается размер доплаты за совмещение. Кроме того, Трудовой Кодекс РФ не предписывает для нее минимального и максимального размера.
Если обратиться к практике, то объем доплаты устанавливается в форме договора между работодателем и его сотрудником. На него влияют следующие факторы:
- Сложность выполняемой работы.
- Объем деятельности.
- При неполном рабочем дне на совмещаемой должности учитывается объем фактически выполненных заданий пропорционально затраченному времени.
- Работодатель правомочен уменьшить или вовсе прекратить доплату в случае, когда качество выполняемых работ, произведенной продукции или оказанных услуг ухудшилось.
- О любом изменении условий совмещения (в том числе и его оплаты) работника предупреждают в письменном виде.
- При повременной з/п размер доплаты за совмещение обычно связывается с объемом выполненной работы и тарифной ставкой, по которой она вознаграждается.
- При сдельной з/п доплата за совмещение формируется исходя из повышенных сдельных расценок.
- При совмещении должности, в отношении которой действует повременная оплата, надбавка рассчитывается исходя из процента оклада или тарифной ставки по ней.
Хоть определенных актов, регулирующих размер доплаты нет, существует правило: она не должна быть выше полной ставки по совмещаемой профессии или должности. Это прямо указано в ст. 423 ТК. Такое предписание не ново для Российской Федерации. Подобное правило было установлено еще во времена СССР.
Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
Сотрудник имеет право досрочно отказаться от временного замещения профессий (должностей), а работодатель – досрочно отменить поручение о выполнении работы. О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно предупредитьне позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы, образовавшееся по причине производственной необходимости, фиксируется кадровым инспектором приказом по предприятию. Трудовое законодательство не предусматривает границ сроков выполнения временной дополнительной работы.
К тому же сотрудник, исполняющий обязанности другого, параллельно исполняет свои, иными словами, не освобождается от основной деятельности. Сущность такой кадровой операции напоминает процедуру совмещения должностей.
Создание приказа должно сопровождаться внесением сведений:
- должность, к которой привлекается кадр;
- ФИО отсутствующего сотрудника;
- размер доплаты.
Приказ о замещении работника на время отпуска
Каждый работник имеет право на отпуск, какую бы должность он не занимал. Рабочий процесс при этом, конечно, останавливаться не может. Поэтому руководство компании должно определить, кому делегировать полномочия отдыхающего сотрудника. И если такого человека не найдется среди штатных работников организации, его придется нанять со стороны. Это позволяет сделать срочный трудовой договор. Рассмотрим все варианты, как происходит прием работника на время отпуска основного работника. Если в компании есть специалисты, которые имеют возможность заместить отпускника, необходимо оформить совмещение должностей по нормам статьи
Декретный отпуск основного работника: перевод другого сотрудника. Издание приказа, Обязательным условием перевода на время Кадровики компании вправе использовать стандартный бланк Т-5 или.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.