Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и других счетах в банке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.
Инвентаризация денежных средств, хранящихся на счетах в банках
Инвентаризация проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организации осуществляют расчеты с контрагентами, бюджетом, внебюджетными фондами как наличными денежными средствами, так и с использованием безналичной формы расчетов. При этой форме расчетов операции осуществляются банками с банковских счетов организации. Организация вправе открывать в банке расчетный, валютный и прочие (специальные) счета, которые предназначены для расчетов в российской и иностранной валютах.
Расчетный счет предназначен для хранения и движения денежных средств в валюте Российской Федерации. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.
Специальные счета в банках открываются в целях отражения наличия и движения денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранной валютах, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.
Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. С этой целью изучаются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. При этом необходимо подтвердить законность и целесообразность открытия счета и использования той или иной формы расчетов. Использование форм расчетов зависит от местонахождения поставщика и покупателя. В связи с этим безналичные расчеты подразделяют на иногородние и одногородние (местные).
В процессе инвентаризации необходимо сопоставить условия договора на открытие банковского счета с данными синтетического учета, подтверждающего остатки денежных средств на счетах организации. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях).
Движение денежной наличности в иностранных валютах осуществляется на счете 52 «Валютные счета». К этому счету организации открывают два субсчета. При инвентаризации устанавливается наличие имеющихся у организации валютных счетов внутри страны (субсчет 1 «Валютные счета внутри страны») и за Рубенсом (субсчет 2 «Валютные счета за рубежом»). При инвентаризации средств на валютном счете проверяется правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Порядок пересчета валютных ценностей в рубли определен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н.
Для отражения в бухгалтерском учете и отчетности пересчитывается в рубли: стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте (денежных знаков в кассе организации, средств на счетах в банках, денежных и платежных документов, финансовых вложений, средств в расчетах, основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и других активов и обязательств) (п. 4 ПБУ 3/2000.). Порядок пересчета стоимости активов и обязательств в рубли различен. Для денежных знаков в кассе, средств на счетах в банке, денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах, остатков средств целевого финансирования пересчет их стоимости в рубли осуществляется дважды: на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности (п. 7 ПБУ 3/2000). Причем для составления отчетности пересчет стоимости этих активов и обязательств в рубли производится по курсу Центрального банка РФ, действующему на отчетную дату (п. 8 ПБУ 3/2000). Возникающие в результате пересчета курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы (п. 13 ПБУ 3/2000). Отрицательные курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете по мере их принятия записью:
Дебет 91/2 «Прочие расходы»
Кредит счетов 50,51, 52, и др.
Положительные курсовые разницы отражаются обратной записью по кредиту счета 91/1 «Прочие доходы». Учет движения денежных средств при использовании прочих форм расчетов ведется на счете 55 «Специальные счета в банках». При инвентаризации устанавливается наличие таких счетов у организации и остатки сумм на них. К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты три субсчета: 55/1 «Аккредитивы», 55/2 «Чековые книжки», 55/3 «Депозитные счета». В случае наличия других текущих и особых счетов к этому счету открываются дополнительные субсчета. Денежные средства, находящиеся на специальных счетах в банке, оцениваются как в рублях, так и в иностранной валюте. Причем учет денежных средств на этих счетах ведется обособлено.
Зачисление денежных средств на эти счета отражается в учете записью:
Дебет 55 «Специальные счета в банках»
Кредит 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
Использование средств счетов согласно выпискам банка сопровождается проводкой:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
Кредит 55 «Специальные счета в банках».
Неиспользованные средства возвращаются на банковские счета, с которых они были перечислены, что оформляется проводкой:
Дебет 51,52
Кредит 55.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках, производиться путем сверки остатков сумм по дебету счетов, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банка (конечным сальдо по выпискам банков). Организация должна получить у банка подтверждение сумм, числящихся на ее счетах. Одновременно осуществляется сверка соответствия сумм остатков в аналитическом и синтетическом учете с сальдо счетов в бухгалтерском балансе (форма № 1 – строки 262, 263, 264). При инвентаризации проверяется тождественность оборотов по дебету и кредиту счетов данным, содержащимся в выписках банка.
Инвентаризационная комиссия должна сверить выписки банка с приложенными оправдательными документами, в которых устанавливает правильность сумм, указанных в выписке.
Полнота банковских выписок устанавливается по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.
Достоверность выписок инвентаризационная комиссия определяет путем проверки всех их реквизитов. При наличии исправлений необходимо провести встречную сверку данных выписок с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.
В процессе инвентаризации следует убедиться в достоверности и подлинности всех денежно-расчетных документов. В случае возникновения сомнений проводится встречная сверка денежно-расчетных документов подколотых к выписке банка, хранящихся у организации, с документами, находящимися в банке или у контрагента по операции. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции счетов и записей в регистрах синтетического учета. Выявленные в результате инвентаризации суммы, ошибочно отнесенные в кредит или в дебет расчетного, валютного или других счетов и обнаруженные при проверке выписок банка с этих счетов, отражаются в бухгалтерском учете следующей записью:
Дебет 76/2 «Расчеты по претензиям»
Кредит 51,52,55.
На суммы поступивших платежей в учете составляется проводка:
Дебет 51,52,55
Кредит 76/2 «Расчеты по претензиям».
Для оформления результатов инвентаризации расчетов с кредитными учреждениями по претензиям, предъявленным по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации, используется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17), к которому прилагается справка, отражающая сведения об остатках сумм, числящихся на субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям».
Когда проводится внеплановая инвентаризация
Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:
- члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
- работники следственных органов;
- инспекторы ФНС.
Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:
- укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
- найти ошибки в учете;
- предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.
Инвентаризация кассы: документальное оформление
После проведения инвентаризации кассы комиссия оформляет опись, в которой отражает результаты проверки. Документ должны подписать все ревизоры вместе с материально ответственным сотрудником — иначе опись будет недействительна.
Руководство может составить собственные формы описи для инвентаризаций кассы. Также можно взять одну из установленных образцов:
- №ИНФ-15 — для результатов проверки наличных и финансовых документов;
- №ИНВ-16 — для инвентаризаций по бланкам строгой отчетности и ценным бумагам.
Случай из жизни предпринимателя
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.
Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта.
Когда необходимо проводить учет денежных средств в кассе
За исключение отдельных случаев организация вправе сама решать, как часто проводить проверки кассовых узлов. При этом законодательно оговорены ситуации, когда наличность инвентаризируется в обязательном порядке:
- перед составлением и подачей годового бухгалтерского отчета;
- при смене МОЛ;
- при реорганизации компании в любом виде (смене организационно-правовой формы, слиянии, поглощении, продаже доли и т. д.);
- в случае ликвидации предприятия или его банкротстве;
- при обнаружении фактов халатности или хищения денежных ценностей.
В остальных случаях регулярность определяется компанией самостоятельно. Принятая периодичность закрепляется в «Положении об инвентаризации» — документе внутреннего использования, сформированном с учетом законодательных требований. Этот нормативный акт допустимо выпускать как отдельно, так и делать составляющей учетной политики.
Типичные ошибки при проведении учета денежных средств в кассе
Часто на предприятиях фиксируют нарушения в процедуре учета кассовой наличности, из-за которых результаты проверки подлежат аннулированию. Ниже 3 самые распространенные ошибки, которые допускаются при инвентаризации денежных средств в кассе.
Когда проводится ревизия в кассе
В плановом порядке проверка кассы осуществляется в случаях, регламентированных нормативно-правовыми актами, длительность и порядок ее проведения закрепляются в учетной политике компании. К примеру, необходима инвентаризация кассы:
- на усмотрение руководителя раз в отчетном периоде и обязательно на окончание финансового года;
- при передаче активов фирмы в аренду, на реализацию;
- при смене кассира;
- при выявлении злоупотреблений, хищений, других нештатных ситуаций;
- при ликвидации фирмы.
Внеплановая ревизия осуществляется внезапно. Инициировать ее могут:
- ревизионный аппарат вышестоящей организации;
- следственные органы;
- руководство компании для усиления контролирующих функций либо при выявлении несоответствий в учете.
Независимо от статуса проверки, начинается она исключительно при предъявлении приказа, назначающего комиссию и указывающего причину проведения. Как внутренний приказ руководителя компании, так и распоряжение проверяющих органов должны быть правильно оформлены и содержать всю необходимую информацию.
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Инвентаризация наличных денежных средств
Порядок проведения инвентаризации денежных средств прописан в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49.
Инвентаризация денежных средств в кассе производится в присутствии материально ответственного за денежные средства лица (как правило, кассира). Инвентаризационная комиссия должна пересчитать деньги в кассе и сверить их с остатком по кассовой книге. Во время инвентаризации комиссия также изучает кассовую книгу, отчеты кассира, ПКО и РКО и т.д.
Результат проверки надо оформить актом ИНВ-15 (подробнее об оформлении акта читайте в отдельной консультации). При годовой инвентаризации оформляется 2 экземпляра акта, при смене кассира – 3 экземпляра. Один экземпляр остается у кассира, сдающего наличные деньги, второй – у принимающего кассира, а третий передается в бухгалтерию. Акты подписывают все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей.
Во время инвентаризации денежных средств в кассе операции по приему и выдаче денег не производятся.
Инвентаризационная комиссия: понятие, состав, функции
Перед проведением инвентаризации руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации. Данный приказ определяет наименование имущества, обязательств, подлежащих проверке. Кроме того, данный приказ содержит в себе сведения о сроках проведения, причине, а также о составе инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия подписывает данный приказ в лице председателя комиссии и членов комиссии, с указанием занимаемых должностей.
Понятийная справка!
Инвентаризационная комиссия – это специальная комиссия, созданная на предприятии с целью осуществления сверки учетных данных с фактическими.
Согласно п.2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 состав комиссии, является постоянно действующим. Однако при большом объеме работ могут создаваться рабочие комиссии. Состав инвентаризационной комиссии определяется внутренним распорядительным документом (приказом).
Персональный состав комиссии включает в себя:
- представитель управляющего звена организации;
- сотрудник бухгалтерской службы;
- сотрудник аудиторской службы внутри предприятия/ представитель независимой аудиторской компании;
- работник отдела безопасности компании и др.
Отсутствие даже одного члена комиссии является основанием для аннулирования результатов инвентаризации.
В случае отсутствия кадровых изменений в составе комиссии нормативная база не обязывает предприятие переиздавать приказ, закрепляющий ее состав.
Ключевой функцией инвентаризационной комиссии является контролирующая функция. Данная функция реализуется через систему основных направлений, подлежащих проверке:
- Хранение в кассе денежной наличности, согласно установленного лимита. Проверка данного условия проводится путём сверки остатка денежных средств в кассе на конец дня с размером суммы лимита.
- Наличие и актуальность заключённых договоров с кассирами о полной материальной ответственности.
- Соблюдение порядка заполнения кассовой книги и иных кассовых документов.
- Сохранность наличных денежных средств. В случае обнаружения излишка или недостачи, выяснение причин и выявление виновников.
- Корректность проставленной контировки на соответствие распределения по статьям затрат.
- Проверка соблюдения сроков принятия к учету первичных кассовых документов и др.
Каждое предприятие, осуществляющее транзакции с денежной наличностью, обязуется совершать проверку кассы путем проведения инвентаризации.
Годовой отчет должен содержать достоверные сведения о наличии дебиторской и кредиторской задолженности, поэтому инвентаризации должны подвергаться и расчеты организации.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
В частности, особой проверке должен быть подвергнут счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам — он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.
По задолженности работникам организации выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Формирование и корректировка оценочных резервов
Оценочные резервы, формируемые для обеспечения реальности оценки материальных запасов, финансовых вложений и дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе, создаются путем отнесения соответствующих сумм в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счетов учета резервов (14, 59 или 63).
Методика формирования резервов в бухгалтерском учете устанавливается в учетной политике организации с учетом требований Положения по порядку ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» (в отношении резервов под обесценение финансовых вложений, счет 59), а также ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (в отношении резервов под снижение стоимости материальных ценностей, счет 14).
Кто проводит инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте?
Определённого регламента проведения инвентаризации денежных средств на расчётном счёте нет, но, в основном, большинство юридических лиц придерживаются следующих этапов:
- приказ о проведении инвентаризации денежных средств на расчётном счёте (унифицированная форма № ИНВ-22). В состав инвентаризационной комиссии, указанной в приказе, должны быть включены бухгалтер, представитель администрации организации, др. сотрудники на усмотрение руководителя)
- инвентаризация денежных средств на расчётном счёте;
- составление Акта инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами (унифицированная форма № ИНВ-17)
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Инвентаризация активов на ЗС
Инвентаризация – это процедура, в ходе которой отслеживаются состояние собственности и обязательств фирмы. В частности, устанавливается их фактическое наличие. В процессе сопоставляются сведения из бухучета с реальным наличием имущества. Инвентаризация обязательно проводится перед заполнением годового отчета.
Как провести инвентаризацию объектов, учтенных на самостоятельно введенных забалансовых счетах?
Рассмотрим особенности инвентаризации забалансовых счетов:
- У фирмы редко есть точные сведения о стоимости собственности, зафиксированной на забалансовых счетах. Соответствующая информация обычно есть у арендодателя или независимого оценщика. Рекомендуется указать стоимость объекта в договоре аренды. Затем стоимость вписывается на забалансовый счет, а потом переносится в инвентаризационную опись.
- Если компания арендует ОС, на каждое средство оформляется отдельная опись. Эти средства не должны смешиваться с собственными активами. В описях фиксируются все бумаги, которые подтверждают прибытие средств в компанию.
- Не всегда точную стоимость объектов можно определить. К примеру, это невозможно в отношении бланков строгой отчетности. В рассматриваемом случае нужно отражать условную стоимость.
- На забалансовые активы оформляются отдельные сличительные ведомости. Итоги контрольных мероприятий фиксируются в инвентаризационных описях.
Инвентаризация ЗС может проводиться не только предприятиями, но и ИП.
Нарушения при проведении инвентаризации денежных средств на расчётном счёте
При проведении инвентаризации обязательно соблюдение законодательства Российской Федерации, иначе инвентаризация будет считаться не выполненной.
Наиболее часто встречаются следующие ошибки в проведении данной процедуры:
Ошибка № 1. Отсутствие в день проведения инвентаризации одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии.
Приказом директора о проведении инвентаризации ООО «АБВ» был утверждён состав инвентаризационной комиссии. В день проведения инвентаризации один из членов комиссии ушёл на больничный, в связи с чем было принято решение проведения процедуры без него. По окончании инвентаризации все члены комиссии, за исключением отсутствовавшего, поставили свои подписи в Акте инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами. Такая инвентаризация будет считаться недействительной по причине работы комиссии в её неполном составе.
В данном случае необходимо заменить заболевшего сотрудника, оформив замену соответствующим приказом.
Ошибка № 2. Отсутствие во время проведения инвентаризации одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии.
Приказом директора о проведении инвентаризации ООО «АБВ» был утверждён состав инвентаризационной комиссии. В момент проведения инвентаризации один из членов комиссии ушёл на больничный, другой отлучился для решения срочных производственных вопросов, в связи с чем было принято решение проведения процедуры в лице лишь одного члена комиссии. По окончании инвентаризации все члены комиссии поставили свои подписи в Акте инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами. Такая инвентаризация будет считаться недействительной по причине работы комиссии в её неполном составе, а, значит, нарушения порядка проведения инвентаризации.
В данном случае присутствие всех членов комиссии на процедуре инвентаризации обязательно.
Ошибка № 3. Отсутствие ознакомления виновного в недостаче средств.
При проведении инвентаризации выявлена недостача и назначен виновный. Приказом директора определен срок выплаты виновным недостачи путём погашения из заработной платы виновным. При этом с Актом инвентаризации никто ознакомлен не был, объяснений не давал. В данном случае налицо нарушение.
При выявлении недостачи обязанностью инвентаризационной комиссии выступает ознакомление нарушителя с Актом проведения инвентаризации и требование объяснений в письменном виде.