Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы можно принимать к авансовому отчету». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Кратко об авансовом отчете
Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.
Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.
Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.
Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.
Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах
В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.
- получение денежных средств от предприятия по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
- поездка в командировку: для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и для других целей;
- проверка надлежащего оформления и предоставление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы на выполнение поручений и покупку товаров для нужд компании;
- составление отчета и его своевременная сдача;
- передача приобретенных товаров уполномоченному лицу;
- возвращение денег, оставшихся от выданного аванса, или получение компенсации в денежной форме (при перерасходе).
Подотчетное лицо – это звучит … ответственно
Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:
- Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
- Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
- Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
- Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
- Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
- Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
- Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).
Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.
Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.
Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.
Авансовый отчет и общие правила его составления
Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.
Для того чтобы сотрудник мог получить необходимую сумму, директор издает приказ. С этим приказом подотчетное лицо идет в бухгалтерию и получает деньги. В настоящее время можно получить очередную сумму не отчитавшись по ранее полученной.
После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.
Если работник часто берет денежные средства под отчет и у него всегда на руках остается определенная сумма, то налоговая инспекция может обязать приравнять такие суммы к доходу работника со всеми вытекающими отсюда последствиями. Решения в пользу налоговиков в таких случаях суды выносят.
Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам
При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:
- Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
- Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
- Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
- Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету
Авансовый отчет какие документы можно принять
Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет. Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги?
Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо — это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить — это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными?
Какие документы можно принять к авансовому отчету
В то же время по закону заявление обязательно только при выдаче подотчетных из кассы, а не при переводе на карту (п. Выдачу денег под отчет в этой ситуации мы рекомендуем оформлять так.Во-первых, нужно позаботиться о документе, который будет являться основанием для составления платежного поручения.Этим документом может быть заявление сотрудника с просьбой перечислить ему подотчетные деньги на его личную карточку. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу. Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке.Правда, при этом может возникнуть спорный вопрос: вправе ли фирма отнести на расходы сумму комиссии, которую работник заплатил, снимая деньги в банкомате?Казалось бы, экономическая обоснованность таких затрат сомнений вызывать не должна.Re: Перечисления на Хоз расходы Выдача денег под отчет по безналу Выдавать деньги под отчет можно не только наличными, но и безналичным перечислением на личные банковские карточки сотрудников.Дело в том, что ограничивать фирму в распоряжении деньгами на расчетном счете допускается только в случаях, предусмотренных законодательством.Принимать можно товаро-транспортные накладные ( ттн ) Чек который KKT; Пaccaжиpcкиe билеты на которых указано фио ( жд и тд ) Так же квитанции и выписки с банков об оплатах .В принципе много документов , главное что бы была указана информация персональная Этот вoпpoc постоянно вызывает наибольшие трудности для обоих сторон пpoвepки aвaнcoвыx отчетов: как для отчитывающихся, так и для проверяющих работников.Пo сложившейся практике налоговых пpoвepoк, документами, способными подтвердить расходы, являются следующие варианты: Однако практика показывает, что пo каждому из вышеуказанных пунктов у буxгaлтepa могут возникнуть определьенные требования, у подотчетных жe лиц — вoпpocы.
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги находятся на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:
|
Выданы подотчетные деньги |
||
|
20 (23, 25, 26, 29, 44) |
Отражены расходы по авансовому отчету |
|
|
Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете |
||
|
Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре |
||
|
Зачтен НДС |
||
|
Произведена оплата поставщику |
||
|
Сдан остаток подотчетных сумм в кассу |
||
|
Удержан долг из заработной платы |
||
|
Выдан перерасход из кассы |
Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц
После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение.
Для негосударственных организаций существует 2 законодательных акта, в которых указаны такие сроки хранения документов, связанных с хозяйственной деятельностью:
- 4 года, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ, должны храниться документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет. К таким документам относятся и авансовые отчеты;
- 10 лет, в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ, подлежат хранению первичные документы, по которым учтенные расходы в результате образовавшегося убытка перенесены на будущие периоды;
- 5 лет определены ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты.
Бюджетные организации должны подчиняться приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558, где в п. 362 таблицы говорится, что первичные документы и приложения к ним должны быть сохранены на протяжении 5 лет.
Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный — 10 лет.
Какие чеки приложить к авансовому отчету
В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара.
Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.
Авансовые отчеты 2011
Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы. Под отчет выдаются суммы на хоз.нужды или командировочные расходы связанные с производственной необходимостью, в любой валюте.
Расход должен производиться строго по назначению. Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные деньги, для этого они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие производственные расходы. Подотчетные лица должны отчитаться в 3-х дневной срок.
При отражении расчетов следует помнить, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй – отчет за них. Авансовый отчет должен быть заполнен самим сотрудником. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательным документами, упомянутыми в отчете.
Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Каждый авансовый отчет проверяется бухгалтером, затем утверждается руководителем и принимается к учету.
Если остались неизрасходованные суммы, подотчетное лицо возвращает остаток в кассу предприятия, а в случае перерасхода разницу выдает подотчетному лицу из кассы. Д71К50 – выданы деньги подотчет Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм.
Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами
Для того, чтобы компании избежать возможных споров и разногласий, обязанности работников должны быть изложены в должностных инструкциях. В статье рассмотрим, в чем заключаются обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, а также разберем должностную инструкцию.
К обязанностям бухгалтера, работающего с расчетами с подотчетыми сотрудниками относят:
- осуществление контроля первичной документации (в том числе заявлений, приказов, авансовых отчетов и т.п.);
- выдача и/или перечисление денежных средств подотчетным лицам (авансы или перерасходы по предоставленным работникам авансовым отчетам);
- соблюдение кассовой дисциплины;
- отражение операций с подотчетниками в бухгалтерской системе;
- учет ТМЦ, а также ОС, приобретенных подотчетными лицами как за наличный расчет, так и посредством оплаты банковской картой;
- контроль задолженности подотчетных лиц;
- проверка корректности заполнения подотчетными работниками авансовый отчетов;
- контроль за сроками предоставления отчетов подотчетными лицами, а также возврата ими неиспользованных денежных средств;
- прием и проверка документов, подтверждающих расчеты подотчетными лицами и прилагаемые ими к авансовому отчету;
- составление по требованию руководителя аналитических отчетов по своему участку работы;
- проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и оформление результатов проведенной инвентаризации;
- активное участие в составлении плана счетов для работы, разработки форм первичной документации, если типовые формы по ним не предусмотрены;
- передача отработанных, надлежащим образом оформленных документов в архив.
Как пошагово заполнить авансовый отчет?
Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.
В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.
На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.
Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.
Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.
Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.