Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно сшивать кадровику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.
При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
- они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
- если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
- если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
- как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.
Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:
- анкета (если ведется);
- заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
- копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
- второй экземпляр трудового договора;
- заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).
Сколько и как хранить
В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.
Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.
При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
С какой стороны подшивать документы
Полицейские вко перешли на новую форму одежды. Фото режиссер культовой Бригады закончил съемки нового фильма 1428. Форма мвд нового образца как пришить шевроны в. Образец письма другу на русском языке. МВД России регламентировано ношение отличительных знаков для формы сотрудников МВД нового образца. Значок о высшем образовании на кителе полиции фото. Расположение шевронов полиции на форме нового образца. В данной статье вы найдте фото шевронов полиции нового образца и. Раньше на старую милицейскую форму шевроны на рубашку не пришивались, сейчас же их наличие обязательно. Небольшое дополнение к статье Как пришить шевроны на форму полиции нового образца, а именно о. Не подскажете расстояние расположения звезд на погонах. Размещение шевронов на форме Полиции строго регламентируется специальными нормативными документами. Расположение шевронов полиции на форме нового образца размещение, документыСогласно. ФОРМА ПОЛИЦИИ продатся ТОЛЬКО ПО УДОСТОВЕРЕНИЮ. Как пришить шевроны и нашивки на форму полиции нового образца. Компания Белая лента изготавливает шевроны полиции нового образца. Для настоящих и будущих сотрудников полиции необходима информация о том, какие используют шевроны на форму и. Небольшое дополнение к статье Как пришить шевроны на форму полиции нового образца, а именно о том. Сотрудникам полиции запретили перешивать форму, ходить в мятой. Расположение шевронов полиции на форме нового образца размещение, документы. Частные случаи расположения нашивок полиции. Правила ношения знаков различия на форме установлены приказами МВД РФ 372 от г. Название Расположение шевронов полиции на форме нового образца размещение, Автор. Расположение шевронов на форме Полиции. В данной статье вы найдте фото шевронов полиции нового образца и информацию что такое шеврон, и называть. Более подробно о том, как пришить шевроны на форму полиции нового образца можно посмотреть здесь. Расположение шевронов на форме полиции нового образца. Пускай ханжа глядит с презреньем На беззаконный наш союз, Пускай людским предубежденьем Ты лишена семейных уз, Но перед идолами света Не гну колена я мои, Как ты, не знаю в нем предмета Ни сильной. Какая она форма на левый рукав шеврон как на фото выше, а на правый шеврон, шевроны на форму полиции нового образца, а именно о том, как Правила ношения форменной одежды нового образца, а также расположения на ней различных шевронов, нашивок и. Расположение нашивок на полевой форме спецназа собр. Такое же расположение знаков отличия характерно для. Правила расположения шевронов полиции на форме нового образца. Расположение шевронов на форме полиции нового образца реагируют все. Небольшое дополнение к статье Как пришить шевроны на форму полиции нового образца, а. Шеврон МВД нового образца стального. Полиция ДПС из световозвращающих материалов. Там представлены все модели современной формы и расположение шевронов на форме полиции. Оригинальное название Расположение шевронов на новой форме полиции фото. Расположение шевронов кадетов соответствует приказу
Рекомендуем прочесть: Образец Генеральная Доверенность На Покупку Квартиры
Новая Полицейская Форма Как Пришивать Шевроны Фото. Кроме того, интересным есть и то, что правильное расположение. В данной статье вы найдте фото шевронов полиции нового образца и информацию о том, как их пришить.На рукава одежды пришиваются шевроны, позволяющие определить.
Как правильно сшивать документы
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить, перенумеровать, добавить опись. Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Как подшивать документы
В настоящее время нет строгих правил для проведения прошивки архивов. Однако, подшить документы желательно так, чтобы при необходимости ими можно было легко воспользоваться и найти нужную информацию. О технологии выполнения прошивки читайте в нашей статье Как прошивать документы. А ниже представлена инструкция о практичном способе создания подшитого архива.
- Сложите документы в нужной последовательности, например, по дате, алфавиту, в ином порядке. Будьте внимательны, ведь после того, как вы подошьете листы, изменить состояние архива уже не получится. Уложите страницы максимально ровно.
- Удалите все металлические детали крепежа: скрепки, скобы и другое.
- Наберите на компьютере титульный лист. В его верхнем правом углу расположите название организации, которой документы принадлежат, можно указать также ИНН (это особенно удобно для бумаг, отправляемых в налоговую). По центру листа напишите название архива, к примеру, «Книга продаж за 2014 год». Внизу обязательно укажите срок хранения архива согласно регламенту.
- Кроме титульного листа напечатайте полоску для корешка книги. Ее параметры должны быть равны размеру торцевой части уложенных вместе листов. На этой полоске продублируйте название архива. Распечатайте титульные страницы.
- Для прошивки используйте также 2 картонных листа А4. На один из них наклейте титульный лист. Уложите готовую обложку сверху на пачку документов. Второй картонный лист положите сверху на надпись с названием.
- Специальным канцелярским шилом сделайте 5 отверстий на равном расстоянии друг от друга с левой стороны документации. Если у вас нет шила, можно проделывать отверстия дыроколом. Придется, скорее всего, выполнять процедуру частями, поэтому следите, чтобы перфорация на всех документах была выполнена на одном уровне.
- Возьмите толстую иглу и нитки. Прошивку обычно ведут нитью сложенной вдвое. Начинайте прошивать документы снизу, вставив иглу в среднее отверстие. Оставьте на нижней стороне папки концы длиной примерно 10 см.
- Сшейте листы архива, последовательно продевая нить в отверстия. После этого свяжите конец нити с ее началом и отрежьте от иголки.
- На узел нужно наклеить лист бумаги квадратной формы размером примерно 5*5 см.Здесь ответственным лицом ставится печать, подпись и дата архивации.
- Лист картона, который вы положили на титульный, отогните назад так, чтобы из него получился корешок книги. Сзади отрежьте лишнее и подклейте картон. На корешок приклейте полоску с названием папки.
В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.
Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.
Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.
После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).
- Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
- Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
- А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
- Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
- Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.