Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация основных средств в 2023 в бюджете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Как уже было отмечено выше, в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостачи имущества, факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете записей по результатам инвентаризации являются оформленные должным образом ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
В случае если документы по результатам инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, подписаны после отчетной даты, результаты инвентаризации включаются в показатели годовой отчетности исходя из положений учетной политики учреждения о порядке отражения событий после отчетной даты.
Оформление списания основных средств в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 для списания объектов основных средств, которые перестали соответствовать критериям для признания актива, применяются следующие документы: Списание инвентарного объекта, Списание хоз. инвентаря, Списание библиотечного фонда с операцией Выбытие ОС пришедших в негодность и на нужды учреждения (401.10.172).
Для отражения объектов на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение»
в документе следует установить флаг Принять на хранение (02.1). Подробнее об оформлении списания объектов основных средств на забалансовый счет 02 можно прочитать в разделе методической поддержки редакции 1 программы на ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ, в статье «Выбытие объектов основных средств, пришедших в негодность».
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» применяются документы:
- Списание объектов ОС, НМА, НПА (кроме транспорта) с типовой операцией Списание пришедших
в негодность объектов ОС, НМА, НПА (401.10.172); - Списание транспорта с типовой операцией Списание пришедших в негодность транспортных средств (401.10.172);
- Списание мягкого и хоз. инвентаря (ОС) с типовой операцией Списание хоз. Инвентаря;
- Списание библиотечного фонда с типовой операцией Списание пришедшего в негодность библиотечного фонда.
Какой порядок проведения инвентаризации
В каждом бюджетном учреждении должно быть положение о проведении инвентаризации. Такое требование содержится в пункте 9в федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». Действующие на настоящий момент Методические указания, утвержденные Минфином в приказе от 13.06.1995 года № 49н, устарели. Например, в последние два года к целям проведения инвентаризации добавились:
- проверка на соответствие критериям признания активом;
- выявление сомнительной задолженности;
- выявление признаков обесценения;
- выявление изменений составных частей имущественного комплекса (в том числе неотделимых улучшений), произведенных арендатором.
В утвержденном руководителем порядке проведения инвентаризации должна быть учтена специфика бюджетного учреждения.
Ежегодная инвентаризация формирует у бухгалтера определенные знания. Чтобы проверить их, пройдите тест «Правда или заблуждение» сами и дайте пройти своим бухгалтерам. Благодаря ему вы не только проверите свои знания, но и выявите слабые места.
Казенному учреждению подведомственному Минфину разрешили списать объект недвижимого имущества. Когда произвести списание объекта с баланса: после сноса или после прекращения прав собственности? Мы, получив согласие на списание объекта недвижимости, снесли здание. Затем подали документы на прекращение прав собственности РФ и оперативного управления. После получения кадастровый выписки о снятии объекта с кадастрового учета и получения выписки из ЕГРН о прекращении прав собственности РФ и оперативного управления произвели списание объекта недвижимости с баланса датой прекращения права. Как быть с инвентаризацией: как отображать еще не списанный с баланса, но уже снесенный объект недвижимости в инвентаризационных описях? Инвентаризация проходит с 01.11.17 по 30.11.17. прекращение права 21.11.17.
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Выявлена безнадежная кредиторская задолженность
Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, включаются в доходы по результатам проведенной инвентаризации при наличии письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 78 Положения по ведению бухучета № 34н, п. 7, 10.4, абз. 4 п. 16 ПБУ 9/99).
Согласно п. 18 ст. 250 НК РФ суммы кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности включаются в состав внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (Письма Минфина России от 21.10.2019 N 03-03-06/1/80551, ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).
Задолженность может быть признана нереальной ко взысканию и по другим основаниям (например, при исключении организации-контрагента из ЕГРЮЛ). Восстанавливать НДС, принятый к вычету при приобретении товаров (работ, услуг), в связи со списанием просроченной кредиторской задолженности не нужно (письмо Минфина России от 21.06.2013 № 03-07-11/23503).
На счетах бухгалтерского учета операции по списанию кредиторской задолженности отражаются так:
- Дебет 41 (10, 08) Кредит 60 — приняты к учету материальные ценности;
- Дебет 19 Кредит 60 — выделен НДС;
- Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;
- Дебет 60 Кредит 91 — сумма долга включена в состав доходов.
НДС, начисленный при получении аванса, в бухгалтерском учете следует признать прочим расходом с отнесением в дебет счета 91″Прочие расходы».
По мнению Минфина России, сумму НДС с полученного аванса налогоплательщик не может принять к вычету и включить в налоговые расходы (письма Минфина России от 24.05.2022 N 03-07-11/48045, от 07.09.2020 N 03-07-11/78402, от 07.12.2012 № 03-03-06/1/635, постановление АС Московского округа от 14.06.2016 N Ф05-7744/2016 по делу N А41-48192/2015). Вопрос о включении суммы НДС в доходы в составе задолженности законодательством не решен.
Существует мнение, если НДС не признается в составе расходов, то в соответствии с п. 1 ст. 248 НК РФ НДС, предъявленный покупателю в доходы включаться не должен, т. е. сумма долга должна включаться в доходы за минусом НДС. Включение в доход полной суммы авансовых платежей означало бы уплату налога на прибыль с суммы уже уплаченного в бюджет НДС, что противоречит налоговому законодательству. Но следует учитывать, что в письме Минфина РФ от 24.05.2022 N 03-07-11/48045 изложена позиция, что на основании п. 8 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами признается вся списанная кредиторская задолженность. И иная позиция может вызвать споры с налоговыми органами.
- Дебет 51 Кредит 62 — получен аванс от покупателя;
- Дебет 76.АВ Кредит 68 — начислен НДС с аванса;
- Дебет 62 Кредит 91 — сумма долга включена в состав доходов;
- Дебет 91 Кредит 76.АВ — НДС списан в расход без учета в целях налогообложения.
Цель и задачи инвентаризации
Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.
В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:
- фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
- сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
- составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
- определение факторов, повлиявших на расхождение информации.
Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.
Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении
Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?
Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.
Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?
Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.
Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?
Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.
Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?
Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.
Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена — тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?
В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.
Отражение в бюджетном учете недостачи продуктов питания
Операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма, |
|
Дебет |
Кредит |
||
1. Отражена |
140120272 |
110532440 |
50 |
2. Отражена |
140110172 |
110532440 |
950 |
3. Отражена |
120974560 |
140110172 |
900 |
4. Сумма |
120134510 |
120974660 |
900 |
Когда нужно проводить инвентаризацию?
Случаи, когда организация обязана провести инвентаризацию, перечислены в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В частности, учреждения здравоохранения должны проводить «крупномасштабные» инвентаризации как минимум ежегодно — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Причем, как следует из норм п. 1.5. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, далее — Методические указания N 49), начинать проводить инвентаризацию, необходимую для составления годовой отчетности за 2009 г., нужно уже с 1 октября 2009 г. Так что необходимо спланировать работы по проведению инвентаризации на весь четвертый квартал, а не тянуть с этим вопросом до последних чисел декабря.
Впрочем, при разработке графика годовой инвентаризации нужно учесть указания вышестоящих органов. Например, в соответствии с Приказом Департамента здравоохранения Правительства Москвы от 14.08.2009 N 1000 «О проведении инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств» руководителям и главным бухгалтерам Управлений здравоохранения административных округов, учреждений, государственных унитарных предприятий, подведомственных данному Департаменту, необходимо провести инвентаризацию в следующие сроки:
Сроки |
Объекты инвентаризации: |
|
в учреждениях |
в государственных |
|
не ранее 1 октября |
материальные запасы |
- незавершенное |
не ранее 1 ноября |
основные средства |
основные средства |
не ранее 1 декабря |
незавершенное |
капитальные вложения |
по состоянию |
- продукты питания; |
- незавершенный капитальный |
Примечание. При составлении графика нужно учесть, что копии инвентарных ведомостей с перечнем неиспользуемого медицинского оборудования должны быть представлены в отдел материально-технического обеспечения Департамента здравоохранения до 15 декабря 2009 г.
Помимо годовой инвентаризации всем учреждениям приходится проводить обязательные инвентаризации при смене материально ответственных лиц. Например, когда лицо, с которым был заключен договор о полной материальной ответственности (кассир, заведующий складом и т.д.), увольняется. Такая инвентаризация проводится на дату сдачи-приемки дел, при этом проверка наличия имущества производится инвентаризационной комиссией в присутствии обоих материально ответственных лиц — как уходящего (сдающего ценности), так и вновь пришедшего (принимающего ценности). Соответственно, на инвентаризационных документах должны присутствовать все подписи — как членов комиссии, так и обоих материально ответственных лиц.
Также учреждение может столкнуться с необходимостью проведения внеплановой инвентаризации в случае выявления фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества, стихийных бедствий, пожаров и иных чрезвычайных ситуаций.
Конечно, чаще при инвентаризации обнаруживают недостачи. Порядок списания недостачи зависит от вида недостающего имущества и причины возникновения недостачи (связана ли она с чрезвычайными обстоятельствами или нет, имеется виновное лицо или нет).
В случае если выявлена недостача основных средств первоначальной стоимостью до 3000 руб., которые были списаны на расходы учреждения единовременно в момент их передачи в эксплуатацию, никаких дополнительных записей по списанию данного имущества делать вообще не придется.
Когда выявлена недостача другого имущества, по которому начисляется амортизация — или если установлено, что такое имущество пришло в негодность — необходимо прежде всего списать сумму начисленной по недостающему объекту амортизации. Например, если обнаружена недостача основного средства:
Дебет КРБ 0104XX410 «Уменьшение стоимости… (соответствующего вида основных средств) за счет амортизации»
Кредит КРБ 0101XX410 «Уменьшение стоимости… (соответствующего вида основных средств)»
- списана сумма начисленной амортизации по основному средству, подлежащему списанию в связи с обнаружением его недостачи.
После этого производят списание остаточной стоимости недостачи (если, конечно, она не равна нулю — если объект еще не был полностью самортизирован или по нему не начислялась 100%-ная амортизация в момент ввода в эксплуатацию). И тут уже важна причина возникновения недостачи:
- если основное средство пришло в негодность вследствие стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций, остаточная стоимость списывается проводкой:
Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях является одним из наиболее приоритетных и ответственных направлений в работе проверочной комиссии. Ведь здесь необходимо проанализировать и подсчитать не только фактическое присутствие на предприятии активов, но и определить физическое состояние каждого объекта, подлежащего проверке. Для этого требуется опыт и определенные навыки членов отобранной руководителем комиссии, поскольку перечень основных средств зачастую слишком велик: он включает массу позиций от объектов недвижимости до канцелярских ручек и карандашей.
Порядок проведения годовой инвентаризации в бюджетном учреждении по части основных средств, равно как при частной внеплановой проверке, включает в себя конкретные принципы анализа объекта обследования. Задачей такой проверки является:
- пересчет и фиксация фактического наличия ОС;
- сопоставление полученных данных с информацией бухгалтерского учета, внесенной ранее в программу «1С»;
- установление расхождений и выявление недостач и излишков, если таковые имеются;
- проверка объектов, непригодных к использованию;
- выявление основных средств, которые не соответствуют критериям признания.
При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно – достаточно проверять их раз в три года.
Излишки при инвентаризации
Выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении излишки подлежат оприходованию. Полученные в результате проведенной проверки излишние суммы по объектам основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и прочих активов принимаются на баланс бухгалтерского учета. Данная операция осуществляется путем принятия излишка к учету по текущей рыночной стоимости (если речь не идет о денежных средствах – они приходуются в том номинале, в котором излишествуют, и данные по ним записываются в акт проведения инвентаризации кассовых средств). Малоопытные бухгалтера-новички или не доучившиеся до конца студенты, пришедшие работать в бюджетную организацию и приступившие к работе над инвентаризацией, ошибочно полагают, что излишки – это не недостача, что страшного в них ничего нет. Но это не так. Особенно если речь идет о кассе.
В случае, если на предприятие нагрянула внеплановая внезапная проверка с представителями государственной инспекции, обнаруженные ими излишки в кассе даже в размере одной несчастной копейки налагаются штрафом на предприятие. Хранить в кассе собственные средства или недовыданную сдачу категорически запрещено. Уровень денежных средств в кассе должен четко совпадать с цифрами, внесенными в соответствующую кассовую документацию. Если же речь идет, например, об основных средствах, тогда они приходуются на баланс предприятия, но руководителем учреждения все равно будут заданы соответствующие вопросы материально-ответственным лицам, которые не поставили излишнее основное средство в нужные сроки на учет предприятия.
Проведение годовой инвентаризации в бюджетных учреждениях в 2021 году
Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.В целях подготовки годового отчета рекомендуется также проверить:- наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;- наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф.
ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи.
Инвентаризация материальных запасов учреждения здравоохранения производится в соответствии с п. 16.4 Отраслевых особенностей учета и п. п. 3.15 — 3.24 Методических указаний отдельно по каждому счету, входящему в состав материальных запасов. При этом в форму 0504087 заносятся материалы с указанием отдельных групп, видов и других необходимых данных (артикул, сорт и др.) по каждому наименованию.
Записи в опись производятся на основании проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. В случаях, когда материальные ценности хранятся в нескольких изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки ценностей в одном из помещений вход в него не допускается (помещение опломбируется), а комиссия переходит для работы в следующее помещение. Однако в исключительных случаях, когда возникает срочная необходимость в выдаче материалов со склада в процессе инвентаризации, материально ответственным лицом может быть произведен отпуск материалов в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Для этого требуется разрешение руководителя и главного бухгалтера. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению другого члена комиссии.
Образецкак правильно заполнить инвентаризационную опись 0504087 в 2021 году
- Отмечается его инвентарный номер (для инвентарных объектов) или код (заводской номер или сведения о серии, партии).
- Вносится единица измерения.
- В графах 5–7 определяется оценочная стоимость или цена инвентарного объекта, а также его количество.
- В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
- В столбец 10 вносится номер счет бухучета, в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта.
- В графах с 13 по 16 определяются количественные и денежные показатели отклонений — недостач и излишков.
- В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18).
В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.