Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка о дебиторской задолженности в свободной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дебиторская задолженность (ДЗ) представляет собой сумму долгов и обязательств сторонних лиц перед предприятием или организацией (кредитором). Дебиторы (должники) обязаны погашать долг в соответствии с договоренностями. В случае если этого не происходит, организации необходимо обратиться за защитой интересов в суд.
Для чего нужна справка о дебиторской задолженности?
Под справкой о дебиторской задолженности правомерно понимать:
1. Документ, формируемый хозяйствующим субъектом, который является управомоченной стороной по некоторому гражданско-правовому договору, — для предъявления в суд.
Соответствующая справка составляется для обоснования конкретного объема требований истца к ответчику. При этом в ходе суда ответчик может предметно сформулировать возражения относительно тех или иных позиций, отраженных в справке от управомоченной стороны.
2. Документ, формируемый хозяйствующим субъектом, подотчетным какому-либо другому субъекту (например, по ведомственной вертикали подчинения).
Он может составляться хозсубъектом на периодической основе в качестве отчетной документации (например, по итогам инвентаризации обязательств). При этом в справке может отражаться не только дебиторская задолженность, но и кредиторская (поскольку в осведомленности о ней вышестоящий орган может быть заинтересован в не меньшей степени, чем в получении сведений о дебиторке подотчетной организации).
Когда может потребоваться справка об отсутствии или наличии задолженности по зарплате?
Таких ситуаций немало, причем в одних случаях справка нужна работнику, а в других — самому работодателю. Вот только некоторые из них:
- Предприятие-работодатель банкрот. Для того чтобы работнику попасть в реестр кредиторов и получить невыплаченную ему предприятием зарплату, потребуется предоставить справку о зарплатных долгах арбитражному управляющему.
- Работодатель функционирует, но задерживает или не выплачивает зарплату. Для защиты своих прав работнику понадобится подтвердить размер задолженности в Гострудинспекции (ГТИ) или в суде.
- И снова — банкротство. Только теперь уже справка понадобится самому предприятию-банкроту для того, чтобы быть признанным таковым. Ведь размер задолженности по зарплате включается в общую сумму кредиторки, а она, в свою очередь, учитывается в общей стоимости имущества, направляемого на покрытие требований кредиторов.
- По требованию ГТИ при плановых проверках. Справка об отсутствии долгов по зарплате покажет, что работодатель исправно выполняет свои обязанности перед сотрудниками, а значит, претензий к нему со стороны госорганов быть не должно.
- Невозможность внести платеж по кредиту в связи с задержкой зарплаты. Справка о наличии задолженности, предоставляемая в банк, подтвердит факт неполучения зарплаты и поможет отодвинуть или на время уменьшить платежи.
- Защита прав гражданина в суде, например при взыскании алиментов. Справка о долгах по зарплате подтвердит, что данный гражданин не имел возможности выплатить алименты, поскольку не получал от работодателя вознаграждение за труд.
Таким образом, справка о задолженности по зарплате является важным подтверждающим документом, а потому составлять ее нужно внимательно и с учетом обстоятельств, в связи с которыми она требуется.
ВАЖНО! Не стоит путать данный документ со справками, подтверждающими доходы работника. Они нужны в иных случаях и оформляются по-другому.
Что такое справка о наличии (отсутствии) задолженности
Справки о наличии (отсутствии) задолженности представляет собой документ, в котором зафиксирован факт исполнения (или неисполнения) обязательств одного лица перед другим. В качестве таких лиц могут выступать по иерархии:
- государство и его бюджет;
- государственные структуры и учреждения;
- муниципальный бюджет;
- предприятия ЖКХ;
- юридические лица между собой (контрагенты, поставщики, заказчики);
- банки;
- работодатели;
- ИП;
- физические лица – рабочие, клиенты, покупатели.
В общем, в любой сфере деятельности, где имеется финансовая сторона вопроса, и возникают обязательства, может образоваться задолженность, которую бывает нужно подтвердить такой справкой.
Как получить справку о наличии расчетных счетов?
Организации имеют право на получение справки с информацией о своих открытых расчетных счетах. Сделать это можно двумя способами (образец заявления на получение представлен ниже):
- по запросу в ИФНС;
- по запросу в конкретное отделение банка.
Мы рекомендуем получать документ в ФНС, так как он признается всеми юридическими лицами и другими государственными органами. К тому же за одно посещение можно получить информацию об открытых расчетных счетах в нескольких банках. Если это делать через кредитные организации, то придется посетить каждое отделение.
Еще один важный момент — правильная подготовка заявления на получение информации. Налоговая отказывает в предоставлении сведений из-за неправильного заполнения. Поэтому обязательно проверьте, чтобы оно содержало следующую информацию:
- наименование и адрес юридического лица;
- ИНН и КПП;
- суть запроса;
- причина обращения;
- список лиц, которые могут получить данные;
- дата обращения.
В заявлении обязательно должна стоять печать организации и подпись генерального директора.
Составляем справку о дебиторской задолженности — образец
Справка о дебиторской задолженности — образец ее вы можете скачать на нашем сайте — является универсальным документом, который предъявляется в суде или выполняет отчетные функции. От чего зависит способ применения этого документа и на основе каких бланков он может составляться?
Для чего нужна справка о дебиторской задолженности?
Какие есть бланки справок о дебиторской (и кредиторской) задолженности?
Где можно загрузить для суда образцы справок о дебиторской и кредиторской задолженности?
Итоги
Как правильно заполнить
Форма справки о дебиторской и кредиторской задолженности делится на несколько тематических блоков. Правила их заполнения несложные. Нужно только соблюдать основные правила:
- Указать наименование, ИНН, КПП, юр.адрес и прочие реквизиты компании, для которой подготавливается справка.
- Обозначить наименование документа.
- Прописать число, месяц и год создания бланка.
- Указать отчетный период.
- Прописать сведения о кредиторе и дебиторе.
- Дать ссылку на документ, по которому заключена сделка.
- Указать сумму задолженностей и период, когда долг возник.
- Дать сведения о текущем состоянии задолженности.
- Если по ситуации есть дополнительные комментарии, их следует изложить в отдельном столбце.
- В самом низу документа уполномоченное лицо ставит рукописную подпись. Также необходимо проштамповать бумагу фирменной печатью организации.
Форма может включать в себя сведения о векселях, облигациях и прочих данных, относящихся к фирме.
Порядок списания долгов в учете
Разберем порядок списания ДЗ и КЗ в бухучете и налоговом учете.
Порядок списания ДЗ зависит от наличия в компании специального резерва по сомнительным долгам. Сомнительная ДЗ относится к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).
Вариант 1. Резерв создан.
|
Дт |
Кт |
|
|
62 (76) |
Списана безнадежная ДЗ за счет резерва |
|
|
62 (76) |
Списан остаток безнадежной ДЗ (в случае, когда ее размер превышает резерв) |
|
|
Списанная ДЗ принята к учету на забалансовом счете |
Вариант 2. Резерв отсутствует.
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
Случаи списания задолженности
Дебиторская задолженность списывается при:
- Ликвидации предприятия-должника и невозможности покрыть оставленным имуществом все долги, о чем свидетельствуют судебные приставы.
- Банкротстве должника. Отличается от ликвидации принудительным порядком. Юридическое лицо – должник в этом случае также перестает существовать, и претендовать не на что.
- Ситуации, когда у дебиторской задолженности прошел срок исковой давности. Он составляет 3 года. Окончательный – 10 лет. Дело в том, что срок исковой давности отсчитывается от того момента, как должник последний раз признавал свой долг перед кредитором. Это может происходить при разных обстоятельствах. Но в любом случае срок возможности взыскания долга никогда не превышает 10 лет, согласно существующему законодательству.
- Наличии специального акта о прекращении обязательств. Он должен быть вынесен муниципальным либо государственным органом.
В любом случае задолженность должна быть безнадежной, без единого шанса на дальнейшее взыскание. И этот факт необходимо будет доказать с помощью имеющейся первичной документации. Не имеет смысла списывать еще не просроченные долги.
Если по результатам инвентаризации получилось так, что в отношении одного контрагента выявлена как дебиторская, так и кредиторская задолженность, то бухгалтерии сначала необходимо будет произвести необходимые взаиморасчеты. А дебиторской задолженностью будет считаться только разница между суммами. И приказ на списание дебиторской задолженности будет оформляться на ее основе.
Как правильно заполнить образец?
Справки о задолженности выдаются уполномоченными организациями или государственными органами. Но для этого необходимо правильно составить заявление, чтобы в последствии не получить отказ в выдаче справки. Образцы выдаются в самих организациях, где и нужно получить документ. Рекомендуется указывать только точную информацию, а так же все слова должны быть читаемыми.
Для примера рассмотрим справку об отсутствии или наличии задолженности организации перед работниками. В справке указывается:
- Наименование работодателя.
- Дата составления справки.
- Наличие или отсутствие задолженности. Если она имеется, то указывается либо полная сумма, либо сумма с разбивкой.
- Паспортные данные составителя справки. Это необходимо для того, чтобы в случае какой-либо неточности, была связь с самим составителем.
Проведение проверки долгов
Анализ, оценка, обработка задолженностей учреждения является основополагающим действием при формировании периодической бухгалтерской, налоговой отчетности. Информация дополнительно необходима для проведения текущих контрольных мероприятий по выявлению размера обязательств, оценки финансово-имущественного положения, рентабельности, наличию свободных денежных средств в обороте, динамики роста, снижения долгов и др.
Уменьшение величины кредиторки является показателем своевременного исполнения договорных обязательств сторонами сделок. Рост дебиторки наоборот может свидетельствовать о не добропорядочности контрагентов, нецелесообразном расходовании бюджета компании руководителем.
Каковы сроки исковой давности
Дебиторская задолженность (ДЗ) представляет собой сумму долгов и обязательств сторонних лиц перед предприятием или организацией (кредитором). Дебиторы (должники) обязаны погашать долг в соответствии с договоренностями. В случае если этого не происходит, организации необходимо обратиться за защитой интересов в суд.
Срок исковой давности по ДЗ — период, в течение которого кредитор имеет возможность написать исковое заявление в суд для защиты своих интересов. Общее значение, как правило, составляет 3 года. Это означает, что по истечению этого времени долг считается безнадежным и не подлежит выплате. Отсчет начинается не с момента возникновения долговых обязательств, а с окончания крайнего срока погашения долга по условиям договора.
Назначение и форма акта сверки
Документ представляет собой систематизированную информацию о состоянии взаиморасчетов участников сделки по итогам определенного периода с расшифровкой по оборотам. На бланке отражаются все существующие хозяйственные операции в рамках контракта: реализация, оплата, взаимозачеты, списания и пр. Чаще всего форма выглядит как табличный документ с обособленной частью для внесения данных для каждой из сторон. Далеко не всегда информация полностью соответствует, возможны расхождения.
Периодическое проведение сверки позволяет сторонам оптимизировать учет, своевременно устранять вероятные ошибки, неточности. К бланку может прилагаться пояснительная записка бухгалтерской службы, если выявлены существенные недочеты. Стоит учесть, несмотря на то, что составление документа носит информационный характер, подписанная с двух сторон форма будет подтверждением задолженности и исковый срок начинает исчисление заново.
Потребоваться акт сверки может при обращении в суд
Акт сверки желательно составлять в следующих случаях:
- По систематическим, регулярным поставкам товаров и услуг, выполнению работ.
- Если между контрагентами действует несколько договоров.
- При заключении соглашений о предоставлении отсрочки, рассрочки, реструктуризации, прощении долгов.
- Контролирование поступления значительных сумм денежных средств.
- По сделкам с дорогостоящими ТМЦ, особенно при оценке поставки в валюте.
- Когда осуществляются многономенклатурные покупки, продажи, оформленные несколькими первичными документами.
- Для подтверждения существования задолженности.
- При предъявлении исковых требований в суд.
- Если дебитор решит истребовать излишне перечисленные денежные средства, непокрытый аванс.
- С целью отслеживания исковой давности долгов и др.
Приведем примерные графы документа:
- Наименование.
- Реквизиты сторон сверки.
- Период контроля взаиморасчетов.
- Сведения о контракте.
- Нумерация строк по порядку.
- Сальдо по задолженности на начало, конец установленного промежутка.
- Обороты по дебету и кредиту, итоговая сумма.
- Документ-основание (дата, номер).
- Итог сверки.
- Подписи сторон.
Назначение и форма акта сверки
Документ представляет собой систематизированную информацию о состоянии взаиморасчетов участников сделки по итогам определенного периода с расшифровкой по оборотам. На бланке отражаются все существующие хозяйственные операции в рамках контракта: реализация, оплата, взаимозачеты, списания и пр. Чаще всего форма выглядит как табличный документ с обособленной частью для внесения данных для каждой из сторон. Далеко не всегда информация полностью соответствует, возможны расхождения.
Периодическое проведение сверки позволяет сторонам оптимизировать учет, своевременно устранять вероятные ошибки, неточности. К бланку может прилагаться пояснительная записка бухгалтерской службы, если выявлены существенные недочеты. Стоит учесть, несмотря на то, что составление документа носит информационный характер, подписанная с двух сторон форма будет подтверждением задолженности и исковый срок начинает исчисление заново.
Советуем посмотреть также:
- Все документы по теме «Справка»
- Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации услуг. Форма N А-2.8
- Справка о допуске по второй форме. Форма N 12
- Справка о дорожно-транспортном происшествии в Вооруженных Силах Российской Федерации
- Справка о дорожно-транспортном происшествии
- Справка о доставке биологических объектов на химико-токсикологические исследования. Учетная форма N 451/у-06
- Справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение государственной должности Московской области
- Справка о доходах семьи. Форма N 1502005
- Справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей лиц, замещающих государственные должности города Москвы и должности государственной гражданской службы города Москвы
- Справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности федеральной государственной службы
- Справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего
- Справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение государственной должности Российской Федерации
Как написать информационное письмо
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
- письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
- письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
- письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
- письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
- рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Для чего нужна справка о дебиторской задолженности?
Под справкой о дебиторской задолженности правомерно понимать:
1. Документ, формируемый хозяйствующим субъектом, который является управомоченной стороной по некоторому гражданско-правовому договору, — для предъявления в суд.
Соответствующая справка составляется для обоснования конкретного объема требований истца к ответчику. При этом в ходе суда ответчик может предметно сформулировать возражения относительно тех или иных позиций, отраженных в справке от управомоченной стороны.
2. Документ, формируемый хозяйствующим субъектом, подотчетным какому-либо другому субъекту (например, по ведомственной вертикали подчинения).
Он может составляться хозсубъектом на периодической основе в качестве отчетной документации (например, по итогам инвентаризации обязательств). При этом в справке может отражаться не только дебиторская задолженность, но и кредиторская (поскольку в осведомленности о ней вышестоящий орган может быть заинтересован в не меньшей степени, чем в получении сведений о дебиторке подотчетной организации).
Первый тип справки о дебиторской задолженности, как правило, составляется в свободной форме. Второй — часто на основе унифицированных бланков. Рассмотрим их специфику.