Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое номенклатура дел кадровой службы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Общие принципы составления номенклатуры
Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:
- с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
- с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
- с соблюдением хронологического принципа.
Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
- утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
Пересмотр, уточнение и внесение изменений
Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.
Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.
Уточнение проводится в 2 этапа:
- обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
- выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.
Как уточнить номенклатуру дел на будущий год
Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год. Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.
После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.
Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.
Структура номенклатуры дел (образец)
Предусмотрено три типа номенклатуры:
- типовая;
- примерная;
- индивидуальная.
Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.
Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.
Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01-01 |
Приказы по личному составу |
75 лет |
||
|
01-02 |
Должностные инструкции |
3 года |
||
|
01-03 |
Личные дела работников |
75 лет |
||
|
01-04 |
Личные дела руководителей |
Постоянно |
||
|
01-05 |
Трудовые договоры |
75 лет |
||
|
01-06 |
Трудовые книжки |
До востребования |
Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел
Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.
Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.
Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.
Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.
Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.
Требования к составлению
Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:
- Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
- Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
- полностью отразить состав материалов того или иного дела;
- избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
- Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
- от степени их важности;
- необходимого периода хранения.
Обратите внимание! На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).
Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:
- 1-й хранится в отделе делопроизводства;
- 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
- 3-й хранит архив компании;
- 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.
О номенклатуре образовательного учреждения читайте в статье Номенклатура дел — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения.
Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
- классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
- определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.
Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.
Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.
Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».
Источники:
- закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.
При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.
Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.
Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.
В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Утверждаем и вводим в действие
После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
- в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
- в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
- в архиве организации;
- рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
Обратите внимание
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).
Приведем пример оформления номенклатуры дел.
| ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт» | |||||||
|
(наименование организации) |
|||||||
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
УТВЕРЖДАЮ | ||||||
|
Директор |
|||||||
|
21.11.2013 |
№ |
2 |
(наименование должности руководителя организации) |
||||
|
г. Нижний Новгород |
Солнцев |
П. И. Солнцев |
|||||
|
(место составления) |
(подпись) | (расшифровка подписи) | |||||
| На |
2013 |
год | Дата |
21.11.2013 |
|||
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
|
01. Руководство |
|||||||
| 01-01 | Устав | Постоянно, ст. 51 | |||||
| 01-02 | Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах | Постоянно, ст. 55 | |||||
| 01-03 | Доверенности, выданные филиалам, представительствам | 5 л. ЭПК, ст. 60 | |||||
| 01-04 | Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности | 5 л. ЭПК, ст. 32 | |||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
|||
|
03. Отдел делопроизводства и документоведения |
|||||||
| 03-01 | Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации | 5 л. ЭПК, ст. 87 | |||||
| 03-02 | Журнал регистрации входящих и исходящих документов | 5 л., ст. 258 | |||||
|
04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов |
|||||||
| 04-01 | Положение об отделе | Постоянно, ст. 55 | |||||
| 04-03 | Договоры о повышении квалификации работников | 5 л.*, ст. 721 | * После истечения срока действия договора | ||||
| 04-04 | Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний | 5 л. ЭПК, ст. 24 | |||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
- окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
- согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
- дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
- собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
- согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
- утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.
Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации
Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).
Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.
Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.
Его можно скачать бесплатно и без регистрации.
Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.
Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:
- Положением о создании организации либо Уставом.
- Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
- Штатным расписанием на текущий год.
- Номенклатурой дел прошлых лет.
- Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
- Регистрационными формами учреждения.
- Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
- Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
- окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
- согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
- дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
- собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
- согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
- утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.