Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как осуществляется выставление счетов-фактур в 2023 году?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Правила заполнения книги продаж
Продавец. Счет-фактура на аванс заносится в книгу продаж с обязательным обозначением кода вида операции (КВО). Продавцы регистрируют с кодом 02 в периоде, когда получена предоплата.
В графе 11 указывается номер платежного документа на аванс, а графы 4–6, 14–16 и 19 остаются незаполненными.
При отгрузке товара продавец обязан выставить обычный счет-фактуру и зарегистрировать в книге продаж с кодом 01.
Покупатель. Если ранее принятый счет-фактуру на аванс покупатель внес в книгу покупок и принял НДС к вычету, то для того, чтобы вычет по налогу не задвоился, необходимо восстановить прежде принятый к вычету НДС по авансу. Для этого он регистрирует документ в книге продаж с кодом 21. Эту запись необходимо сделать в период отгрузки, а не когда был перечислен аванс.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Что изменится в счетах-фактурах
Бухгалтеры с 1 июля 2021 году должны составлять счета-фактуры на новых бланках. Изменения в постановление № 1137 закрепили в постановлении Правительства от 02.04.2021 № 534. Причина поправок – перехода на систему прослеживаемости, которая позволяет контролировать передвижение импортных товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В частности, от момента ввоза зарубежной продукции на территорию России и до ее реализации конечному потребителю.
Счет-фактура необходим для того, чтобы продавец правильно начислил в декларации НДС к уплате в бюджет, а покупатель принял сумму налога к вычету. Заполняйте декларацию по НДС в программе БухСофт. Она автоматически формирует декларацию на актуальном бланке с учетом всех изменений и требований к реквизитам. Готовую декларацию можно скачать и распечатать, а перед отправкой в инспекцию документ тестируется по проверочным алгоритмам ФНС.
Обновленная форма дополнилась новыми графами, строками и реквизитами. В них появилась строка 5а, в которую вносятся реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров, соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.
Что такое электронный счет-фактура
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.
Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
Как вносить счета-фактуры на аванс в книги продаж и покупок
Выписать счет-фактуру на аванс – обязанность продавца/исполнителя. Он регистрирует счет-фактуру на аванс в книге продаж в обычном порядке.
Код вида операции для авансового сч-ф – 02. Там отражают общую сумму с налогом и сумму налога. Графу с показателем «стоимость продаж без НДС» прочеркивают.
При получении счета-фактуры на аванс от поставщика налогоплательщик вправе принять НДС к вычету и включить этот авансовый счет-фактуру в книгу покупок.
Следует иметь в виду, что на авансовый сч-ф не распространяется право использовать вычет в течение 3-х лет. То есть, если НДС по обычному сч-ф можно принять к вычету в течение 3-х лет с момента выставления сч-ф, то НДС по авансовому сч-ф принимают к вычету только в том квартале, в котором он выставлен.
При отгрузке, в счет которой был выплачен аванс, поставщик снова выписывает сч-ф (уже отгрузочный) и регистрирует его в книге продаж с кодом вида операции – 01. Чтобы не произошло задвоение налога, одновременно поставщик регистрирует счет-фактуру на аванс в книге покупок с кодом вида операции – 22.
Покупатель принимает от поставщика отгрузочный сч-ф и регистрирует его в обычном порядке в книге покупок. Если ранее принятый сч-ф на аванс покупатель внес в книгу покупок и принял НДС к вычету, то для того, чтобы вычет по налогу не задвоился, необходимо восстановить прежде принятый к вычету НДС по авансу.
Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено: счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Вопрос о праве подписи на счете-фактуре уже поднимался на страницах нашего журнала (см. статью И.В. Семиной «Счет-фактура снова «под прицелом», N 4, 2010). Рассмотрим один интересный нюанс, не описанный в названной статье: правомерно ли использовать факсимиле в счете-фактуре вместо подписи ответственных лиц? Споры об этом ведутся давно. Налоговый кодекс ответа не дает, зато Минфин неоднократно указывал: заменять личную подпись на факсимильную нельзя (Письма от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 04.06.2008 N 03-07-11/214).
Может, что-то изменится в 2010 г.? Тем более что по данному вопросу есть свежее решение ВАС: факсимильная подпись не является копией подписи, это способ выполнения оригинальной личной подписи, и действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле (Определение от 19.02.2010 N ВАС-755/10). Но, несмотря на решение ВАС, чиновники в своем суждении остаются непреклонны и вновь выпускают Письмо о неправомерности составления счетов-фактур с использованием факсимильной подписи, признавая составленные таким образом счета-фактуры документами с нарушением установленного порядка, которые не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (Письмо от 01.06.2010 N 03-07-09/33).
Электронный учет счетов-фактур
Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.
Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.
Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.
Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:
- составления;
- выставления;
- получения.
В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.
Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:
- Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
- ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
- Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.
Что это такое — ГТД (расшифровка)
ГТД – это грузовая таможенная декларация, обязательная к заполнению, если происходит перемещение товара между странами неважно в какую сторону (экспортные и импортные операции).
Таможенная декларация содержит основные данные о:
- Стоимости товара, идентификационные данные;
- Применяемом в этой операции транспорте;
- Участниках мероприятия – отправителе и получателе груза.
Номер, присвоенный ГТД, подлежит обязательному переносу в графу 11 счета-фактуры. Причем обновление данного бланка, которой произошло с 01.10.2017 затронуло как раз данную графу 11 — поменялось ее наименование, добавлено вначале слово «регистрационный».
Значение ГТД невозможно недооценить, так как она:
- Предоставляет возможность выполнить проверку груза по факту таможенными сотрудниками;
- На ее основании осуществляется пропуск через границу;
- Она дает возможность оценить факт правильного исполнения таможенного законодательства;
- Является подтверждением действий со стороны участников в рамках закона;
- Является источником показателей для внесения их в счет-фактуру и начисления в дальнейшем НДС.
Так как данная грузовая таможенная декларация обеспечивает узаконивание перевоза товаров, его формирование важно:
- При ввозе/вывозе налогооблагаемой продукции;
- При ее передвижении с применением индивидуального экономического подхода;
- Ввоз/вывоз активом на сумму свыше 100 евро.
Важно: формируется документ в течение 1 дня 2 недель после пребывания груза на таможню.
Если все вышеперечисленные товары не сопровождаются декларированием, то их импорт расценивается как контрабанда.
Форма ГТД составляется на 4-х идентичных листах, каждый из них используется:
- Для хранения на таможне в архиве;
- С целью подшивания в папку таможенной статистики;
- Передачи лицу, декларирующему груз;
- С целью сопровождения транспортной перевозки.
Таможенную декларацию на груз доступно сформировать любым удобным способом, но без ошибок и исправлений.
Порядок заполнения граф счета-фактуры
Согласно Постановлению N 914 в графах 1 — 11 счета-фактуры указываются следующие сведения о реализованном товаре (работе, услуге), переданном имущественном праве:
графа 1 — наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
графа 2 — единица измерения (при возможности ее указания).
Отметим, что в подпункте 5 пункта 5 статьи 169 НК РФ определено, что в счете-фактуре должны быть указаны наименования поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг).
В случае выполненных работ или оказанных услуг в графе 1 счета-фактуры указывается конкретный характер работ или услуг; дополнительно можно указать номер договора, связанного с выполнением оказанных работ или услуг.
Единица измерения указывается при возможности ее указания;
графа 3 — количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);
графа 4 — цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданного имущественного права за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;
графа 5 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога.
Графы 3 и 4 «количество» и «цена» заполняются только в том случае, если есть реальная возможность их указания. Поэтому если, например, счет-фактура оформляется на оказание услуг, то единица измерения и соответственно цена за единицу не указываются.
Если по одному документу отгружается различная номенклатура товаров, итог общей стоимости без учета налога (графа 5) проставлять не нужно. Это вытекает из формы счета-фактуры — отсутствует итоговая ячейка;
графа 6 — сумма акциза по подакцизным товарам. Заполняется в том случае, если отгружаются подакцизные товары;
графа 7 — налоговая ставка. В графе 7 указывается соответствующая товару налоговая ставка. Напомним, что в соответствии с нормами статьи 164 НК РФ применяемые ставки НДС — 0%, 10% и 18%;
графа 8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.
В графе 8 по строке «Всего к оплате» указывается итоговая сумма налога;
графа 9 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы НДС.
В графе 9 по строке «Всего к оплате» указывается итоговая стоимость поставляемых по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом налога;
графа 10 — страна происхождения товара;
графа 11 — номер таможенной декларации.
Обратите внимание!
Графы 10 и 11 заполняются в том случае, если страной происхождения отгружаемых товаров не является Российская Федерация. Отметим, что указание страны происхождения товара в счете-фактуре предусмотрено и подпунктом 13 пункта 5 статьи 169 НК РФ. Причем как указано в пункте 5 статьи 169 НК РФ:
«Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах».
В том случае, если налогоплательщик приобретает импортные товары, предназначенные для изготовления продукции на территории Российской Федерации, то при ее реализации эти графы не заполняются. Об этом, в частности, сказано в письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 8 сентября 2004 года N 24-11/58376.
Может случиться и так, что налогоплательщик при реализации российских товаров заполнит графу 10, то есть в качестве страны происхождения укажет «Россия». Это не может квалифицироваться в качестве нарушения. О том, что такой счет-фактура сможет служить основанием для вычета, свидетельствуют письма налоговых органов: письмо УМНС Российской Федерации по городу Москве от 14 января 2004 года N 24-11/01908, письмо УМНС Российской Федерации по Московской области от 29 октября 2004 года N 06-36/1.
На это указывает и судебная практика: указание в графе 10 счета-фактуры «Российская Федерация» или «Россия» как страны происхождения товаров не может являться основанием для отказа в принятии к вычету (например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 августа 2004 года по делу N А56-1467/04).
В отношении заполнения граф 1 — 11 счета-фактуры стоит заметить, что при сравнении требований НК РФ и Постановления N 914 различия касаются лишь заполнения некоторых граф при передаче имущественных прав. Исходя из буквального прочтения текста НК РФ следует, что в счете-фактуре на передачу имущественных прав заполняются лишь графы 5, 7, 8 и 9 типовой формы счета-фактуры. Однако в данном случае, как нам кажется, более логичными выступают нормы Постановления N 914 — заполнение граф 1, 5, 7, 8 и 9.
Существует 2 основных вида, которые используются в различных ситуациях. Правила их использования и заполнения регулируются различными законами.
Первый вид – это стандартный счет-фактура. Он используется в следующих ситуациях:
- При осуществлении отгрузки товаров, а также выполнении работ или услуг. То же самое касается и передачи имущественных прав. При этом документ может быть выставлен не только поставщиком, но и посредником, а также участником так называемой совместной деятельности (в частности, простого товарищества).
- При возврате НДС поставщику товаров от плательщика.
Рассматриваемый вид заполняется по стандартной форме. Важно учитывать, что покупатель, при возврате товаров становящийся продавцом, должен обязательно указать все необходимые реквизиты. Регулируется этот процесс несколькими статьями НК РФ (в частности, 169 и 172), а также постановлениями Правительства РФ.
Второй вид – это счет-фактура на аванс, который предоставляется при осуществлении предоплаты (как частичной, так и полной) в счет будущей поставки. Важно понимать, что это самый важный вид документа, поскольку в большинстве случаев поставщики обязаны его подготавливать. Он регулируется статьями 167, 169 и 172 НК РФ.
Электронные документы
02.09.2010 Налоговая служба РФ признала право налогоплательщиков работать с электронными образцами налоговых и бухгалтерских документов. Впервые электронный документ признается равнозначным и принимается наряду с документами на бумажных носителях. Эта норма закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Сроки выставления электронных счетов-фактур аналогичны периоду проведения бумажных документов, так как в этом случае и бумажные, и виртуальные документы идентичны.
Для реализации данного положения отдельным приказом налоговой службы были утверждены форматы электронных счетов-фактур, журналов учета данных документов и других бухгалтерских книг. Порядок работы с такими документами аналогичен бумажному документообороту. На каждый обмен счетами дается один день, но на самом деле, благодаря интернету, операция занимает несколько секунд. Обмен счетами закреплен Порядком 174 н и состоит в следующем:
- Датой появления счета-фактуры в бухучете контрагента считается дата поступления такого файла оператору. Обратите внимание: не дата выставления счета, а дата поступления оператору.
- Получение электронных счетов-фактур по НДС, срок выставления этих документов отсчитывается не от даты на документе, а от направления покупателю оператором счета-фактуры. Срок выставления счета-фактуры продавцом, таким образом, зависит не только от первого события, но и от передачи оператору электронного документа.
Доказательством получения документа может служить извещение. Ранее оно являлось обязательным реквизитом электронного счета-фактуры. Сейчас этот документ является дополнением к счету и оформляется лишь в случае дополнительной договоренности между контрагентами.
Бюджет и периоды выставления корректировочных счетов
Прежде чем узнавать о сроках выставления корректировочных счетов-фактур, не лишним будет ознакомиться с договором, по которому ведется хозяйственная деятельность данного предприятия с контрагентом. Если в договоре указана возможность проведения изменений, то их следует сделать в пятидневный период после согласования. Подтверждением такого согласия может служить Акт об установленном расхождении, заверенный обеими сторонами.
Все налоговые действия со счетами и корригирующими счетами относятся к периоду, в котором были выставлены эти документы. На основании корректировочного счета-фактуры, выставленного в сторону снижения общей стоимости поставки, у поставщика возникает право уменьшить собственные налоговые обязательства. Чтобы получить вычет по НДС, продавец формирует отрицательный счет-фактуру. Таким образом, сумма НДС уменьшается на сумму полного счета минус сумма корригирующего счета. У покупателя, наоборот, возникает дополнительное обязательство увеличить свой НДС на основании выставленного счета-фактуры. К электронным счетам применяются аналогичные требования. Срок выставления корректировочного счета-фактуры электронного формата аналогичен действиям с бумажными документами — в течение пяти дней после подписания Акта об установленном расхождении.
Когда выставляется авансовый счет фактура
Правила выставления счета фактуры на аванс регулируются статьей 168 НК РФ. По правилам НК РФ поставщик обязан в любом случае выписать счет покупателю в случае выплаты им аванса, и сделать это надлежит в пятидневный срок. Предоплата может поступить как в денежной, так и в материальной форме.
Но налоговое законодательство предусматривает ряд исключений, при которых счета-фактуры по предоплате не выставляются:
- поставленные товары, работы, услуги не облагаются НДС по ст. 149 и п. 2 ст. 146 НК РФ;
- поставка облагается НДС по ставке 0 % (п. 1 ст. 164);
- товары, работы или услуги имеют положительный цикл процесса производства (правительственный Перечень № 468 от 26.07.2006);
- товары, работы и услуги реализуются за пределами Российской Федерации.
В настоящий момент не предусмотрено ответственности за непредоставленный в срок расчет на аванс от поставщика. Но если поставщик не предоставил надлежащий документ в течение отведенных на это пяти дней, заказчик вправе обратиться в суд и после вынесенного судебного решения получить необходимую документацию.