Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли вести журнал учета трудовых книжек в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить. Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Учет поступлений денежных средств
Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр | 50 | 73/3 |
| Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости | 70 | 73/3 |
| Отражен доход от полученной платы | 73/3 | 91/1 |
При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.
Распространенные ошибки в учете бланков
Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.
| Неверное положение | Верное положение |
| Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия | Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица |
| Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником | Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП |
При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.
Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?
Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.
Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек
Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.
Все это действительно для трудовых книжек, оформленных до 2021 года. В 2021 году работодатели оформляют электронные трудовые книжки. Все записи делают сразу в электронном виде. Те сотрудники, которые свою трудовую деятельность начали до 2021 года могут выбрать между бумажным и электронным документом.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».
Обязателен ли в организации журнал трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:
- Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
- С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).
Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:
- трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
- при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.
Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.
В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:
- трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
- предоставление трудкнижки работнику — не услуга.
С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике.
Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).
Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).
Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.
Нюансы ведения делопроизводства
На практике часто возникают вопросы, связанные с тем, как вести журнал учета движения трудовых книжек. Ответ дается индивидуальный и зависит от ситуации.
Таблица вопросов кадрового учета.
| Проблема кадрового учета | Решение |
| Фирма вела книгу учета на основной офис и филиал. В филиал принимается кадровый делопроизводитель. Как вести учет бланков в этом случае? | Вести учет трудовых книжек раздельно для филиала и головного офиса. Документировать процедуру передачи документов о трудоустройстве. Составить приказ о ведении нового журнала на основании служебной записи. Назначить лицо, которое будет отвечать за журнал регистрации трудовых книжек. |
| Кадровик вел учет небрежно: залил чернилами страницы. Затем выдрал страницы из книги учёта движения трудовых книжек и спрятал в сейф. Новый специалист кадровой службы обнаружил, что документ находится в удручающем состоянии. Как действовать новому сотруднику? | Ситуация неприятная, но решение есть. Сначала составить служебную записку руководству, где написать о печальном примере ведения документации. Затем начать заполнять новый журнал, где отражать перемещения бланков. Новый образец заполнения книги учета должен включать информацию о документах, выданных ранее. Старую книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним передать в архив. |
| Если компания ранее не вела учет, как упорядочить делопроизводство? | Сотрудник отдела кадров пишет акт, что ранее заполнение тетради не осуществлялось. Заводит новый журнал и решает, как прошить документ. Пишет сведения о персональных документах, полученных сотрудниками. Далее все будет просто. Запись бланков и приложений к ним ведется в обычном режиме. |
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Как можно исправить ошибки в книге
Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.
Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.
Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:
- Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
- При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.
Пошаговая инструкция по заполнению книги
Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.
Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).
Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.
Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.
Указанные книги должны быть:
- Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
- Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
- Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
- Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки “хвостиков” ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.
Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:
- количество прошитых листов;
- наименование должности первого руководителя;
- подпись и расшифровку.
Работодатель может облегчить себе жизнь, приобретя изготовленные типографским способом полностью готовые к заполнению журналы с прошивкой и пломбировкой.
Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.