Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как ведется работа с персональными данными в организации?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» 1 обеспечивается комплексом организационных и технологических мероприятий. В реализации организационных мер активную роль играют службы делопроизводства и кадров. В связи со вступлением в силу с 1 марта 2021 года изменений в Закон № 152‑ФЗ служба делопроизводства может стать активным участником внутренних процедур аудита системы работы с персональными данными в организации.
Что входит в обязанности работодателя
С 1 сентября 2022 требования, которые ранее носили рекомендательный характер, стали обязательными (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).
Справка! Персональные данные — любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определённому физическому лицу: ФИО, адрес, информация о дате и месте рождения, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах, биометрические данные (фото, отпечатки пальцев, запись голоса). Граждане предоставляют ПД при трудоустройстве работодателю, при участии в договорных отношениях в качестве потребителя различных услуг (медуслуг, услуг связи, банковских продуктов и т.п.).
Что обязан сделать работодатель:
- назначить ответственного за обработку ПД (это может быть структурное подразделение или отдельный сотрудник);
- издать и опубликовать документы, определяющие политику в отношении обработки ПД (политику в отношении обработки ПД можно размещать, в том числе на страницах интернет-сайта, принадлежащего оператору);
- проводить внутренний контроль и (или) аудит на предмет соответствия действующему законодательству и требованиям к защите персональных данных (способ контроля и подтверждение его проведения нужно прописать в отдельном локальном нормативном акте);
- оценивать вред, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения закона (пока методику оценки компании могут выбрать самостоятельно, с 1 марта 2023 года методику определит Роскомнадзор);
- ознакомить работников, осуществляющих обработку ПД, с положениями законодательства РФ о персональных данных;
- соблюдать и контролировать выполнение других требований, предусмотренных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Хранение и использование персональных данных
В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под подпись.
Работодатель утверждает перечень сотрудников, которые будут обрабатывать персональные данные и которые имеют к ним доступ. Чаще всего это входит в обязанности бухгалтера и кадрового специалиста. Таким сотрудникам будут доступны только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, то есть по конкретным направлениям их деятельности (ст. 88 ТК РФ).
Порядок допуска к персональным данным сотрудников закон не устанавливает. Поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно и прописать в локальном акте организации, например, в Регламенте допуска работников к обработке персональных данных. В этом документе также необходимо указать конкретный перечень сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным других сотрудников.
Также издайте приказ, в котором пропишите должности и фамилии сотрудников, а также закрепленные за ними объекты обработки персональных данных.
Проведя работу над ошибками, команда поняла, что правильнее будет все же дублировать инфраструктуру в защищенной зоне и скопировать лишь файлы с данными. Было принято решение не требовать от заказчика доплаты за дополнительные серверные мощности, которые пришлось развернуть для завершения миграции.
В результате, когда кластеры в защищенной зоне были полностью продублированы, миграция прошла без проблем.
Далее требовалось лишь разделить сети защищенной и незащищенной зон. Здесь обошлось несколькими незначительными перебоями в работе. Этап тестирования всей системы в защищенной зоне без какой-либо защиты удалось запустить в штатном режиме. Собрав положительную статистику работы системы в таком режиме, мы перешли к последнему этапу: запуску систем защиты и ограничению доступа.
Что значит обрабатывать персональные данные
Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:
- сбор;
- фиксация;
- систематизация;
- накопление;
- сбережение;
- защита;
- передача;
- использование.
Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:
- Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
- Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
- Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
- Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
- Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.
Что такое персональные данные
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.
Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- пол;
- адрес;
- семейное положение;
- должность (профессия);
- зарплата, другие доходы;
- владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
- образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
- привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
- факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
- физиологические особенности, здоровье;
- деловые и иные личные качества;
- другие сведения.
Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.
Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников
| N | Документ | Сведения |
| 1 | Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров (заполняется при приеме на работу) |
Анкетные и биографические данные работника |
| 2 | Копия документа, удостоверяющего личность работника |
Ф.И.О., дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи |
| 3 | Личная карточка (форма N Т-2, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) |
Ф.И.О. работника, место его рождения, состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность |
| 4 | Трудовая книжка | Сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы |
| 5 | Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей |
Состав семьи, изменения в семейном положении |
| 6 | Документы воинского учета | Информация об отношении работника к воинской обязанности, необходимая работодателю для осуществления воинского учета работников |
| 7 | Справка о доходах с предыдущего места работы |
Ф.И.О., данные о сумме дохода и удержанного НДФЛ |
| 8 | Документы об образовании | Подтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности |
| 9 | Документы обязательного пенсионного страхования |
Ф.И.О., личные данные |
| 10 | Трудовой договор | Сведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника |
| 11 | Приказы по личному составу | Информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника |
Ознакомление работников с Положением
Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:
- в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
- — листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
- — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).
Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами
| N п/п |
Наименование локального нормативного акта | Дата | Подпись |
| 1 | Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Черный лес» |
03.10.2011 | Евстахов |
| 2 | Положение об оплате труда, премировании и социальном обеспечении сотрудников ООО «Черный лес» |
03.10.2011 | Евстахов |
| 3 | Инструкция по информационной безопасности, утвержденная Приказом от 15.06.2008 N 1 |
03.10.2011 | Евстахов |
| 4 | Положение о персональных данных | 03.10.2011 | Евстахов |
| 5 | Положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный ООО «Черный лес» |
03.10.2011 | Евстахов |
Рекомендации по составлению Политики
Итак, поскольку обязанность по созданию Политики существует давно, в большинстве организаций она разработана, правда, не факт, что опубликована. Иногда Политику публикуют так, что ее сложно найти. Поэтому организациям следует рассмотреть этот документ с учетом Рекомендаций и при необходимости внести изменения путем утверждения нового документа, разместив его в соответствии с требованиями законодательства. А работодателям, у которых этого документа нет, следует его срочно составить, руководствуясь Рекомендациями.
Обратите внимание: рекомендации изданы в целях выработки унифицированного подхода к структуре и форме документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных.
Итак, исходя из Рекомендаций, в Политику надо включить такие разделы:
Основные права и обязанности оператора персональных данных
В ФЗ-152 нет четкого упоминания о том, на что имеет право предприятие, муниципальный, государственный орган или физическое лицо, осуществляющее операции с ПДн. Прописаны только права субъектов на доступ к информации, принятие решения при автоматизированной обработке, обжалование бездействия либо действий организации. Определение того, что конкретно могут делать операторы, представлено в согласии на обработку ПДн, которое подписывает гражданин, и соответствующем уведомлении в РКН. Речь может идти о:
- сборе и накоплении;
- анализе и систематизации;
- уточнении (коррекции либо дополнении);
- извлечении и использовании;
- передаче третьим лицам;
- блокировке и обезличивании;
- уничтожении и удалении.
Что включают персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.
В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.
Что делать с персональными данными кандидата
Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.
В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.
Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:
- если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор;
- при самостоятельном размещении резюме в интернете.
В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.
Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.
Организация защиты персональных данных
Для защиты персональных данных применяют различные возможности:
-
Технические. Заключаются в программе мероприятий по защите ПО от несанкционированного доступа.
Чтобы защитить ПО, требуется привлечь IT-специалистов, смоделировать угрозы, определить степень защищённости ПДн и обеспечить безопасность.
- Физические. Это ограничение доступа к ПДн посторонних лиц в виде допуска к работе с информацией только определённых сотрудников; внедрения пропускного режима; организации мест хранения данных и иные.
- Организационные и юридические. Предполагают разработку и внедрение компанией политики обработки персональных данных, положения о защите данных, издание приказов о назначении ответственного, осуществление контрольных мероприятий.
Т.В. Кузнецова, проф. РГГУ
- Законодательно-правовые акты, регламентирующие работу с персональными данными.
- Приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными.
- Список лиц, допущенных к работе с персональными данными.
- Положение о работе с персональными данными.
Одна из первостепенных задач сегодняшнего дня в каждой организации – регламентация работы с персональными данными.
В Федеральном законе от 27.07.2006 «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010) в ст. 3 главы 6 «Заключительные положения» указано: «Информационные системы персональных данных, созданные до 1 января 2010 г., должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона не позднее 1 июля 2011 года». Эти требования на основании ст. 1 Закона распространяются на всех юридических лиц, осуществляющих обработку персональных данных, как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств. Служба кадров организации любой организационно-правовой формы обязана привести обработку персональных данных своих работников в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами.
К сожалению, такая работа проведена сегодня еще не во всех организациях. Дата 1 июля 2011 г. и есть изменение, внесенное в Закон 23.12.2010. Прежняя дата – 01.01.2011 − оказалась невыполнима, и срок продлен еще на полгода.
В любой организации собирают, хранят и каким-либо образом используют личную информацию своих сотрудников, в учебных заведениях еще и учащихся, в поликлиниках и больницах – пациентов, в нотариальных конторах − клиентов и т. д.
Персональные данные относятся к конфиденциальной информации. Именно с них начинается перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188: «Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях».
Работе с персональными данными отведена глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации – «Защита персональных данных работника», в которой дано определение персональных данных работника как «…информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника» (ст. 85). Обратите внимание в определении на слова «необходимая работодателю», они означают, что информация о работнике может требоваться в различном объеме в зависимости от специфики организации.
В ст. 86 Трудового кодекса РФ изложены общие требования к обработке персональных данных. Обработка данных может проводиться только с согласия работников. 27 июля 2006 г. подписан отдельный Закон «О персональных данных», и в 2007−2008 гг. выходят постановления Правительства РФ, детализирующие положения Закона:
- от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- от 08.07.2008 № 512 «Об утверждении Требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
- от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
Следовательно, выполнение требований Закона и постановлений Правительства обязательно как для организаций, применяющих информационные системы при обработке персональных данных, так и организаций, ведущих пока еще работу с документами по традиционным технологиям на бумажных носителях.
Для организации работы с документами, содержащими персональные данные, необходимо провести ряд мероприятий, закрепив их в документах.
Во-первых, следует приказом руководителя назначить лицо или подразделение, если организация крупная и приходится обрабатывать большое количество данных, ответственное за работу с персональными данными и обеспечение их защиты, и наделить их соответствующими полномочиями.
Во-вторых, надо уточнить перечень персональных данных, необходимых для данной организации. Трудоемкость защиты персональных данных напрямую зависит от степени важности обработки сведений. Например, информация о политических и религиозных взглядах, личной жизни человека, здоровье, национальности законом отнесена к категориям информации, которые подлежат более надежным методам и средствам защиты, чем данные, идентифицирующие личность. Следовательно, надо уточнить, какие данные не являются необходимыми для организации, и максимально исключить их из собираемых и, следовательно, обрабатываемых.
В-третьих − подготовить список лиц, допущенных к работе с персональными данными. Список может иметь табличную форму.
|
№ | Должность | Фамилия Имя Отчество | Основания для доступа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оператор по обработке персональных данных
Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.
Обработка персональных данных — любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:
- сбор;
- запись;
- систематизация;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передача (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение персональных данных.