Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:
- покупка товаров в личных целях;
- оплата заработной платы;
- оплата социальных платежей;
- погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.
Что делать с корпоративной картой
Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное, не забывайте документы по каждой операции.
Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.
Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.
Какие документы нужно собирать?
Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.
В документах должны быть реквизиты:
– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
– весь перечень и количество услуг или товаров;
– сумма оплаты;
– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.
Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.
После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.
Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.
По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.
Преимущества корпоративной карты
Использование корпоративной карты сделает вашу жизнь проще. Вы сократите время на выдачу денег работникам, делать отчеты станет легче, повысится безопасность использования средств организации, вы всегда сможете отследить, на что конкретно были потрачены деньги. Кроме этого есть и другие преимущества:
- карта дает возможность покупать товары онлайн;
- можно воспользоваться деньгами в любое время;
- карту можно заблокировать, если вы увидели подозрительные операции;
- есть возможность расплатиться картой, если сумма платежа составляет больше 100000 рублей;
- можете использовать за границей, конвертация валют будет совершаться автоматически;
- вы можете ограничить доступ, а также настроить лимит на операции.
Как оформить бизнес-карту
Корпоративную карту можно оформить в самом банке либо оставить заявку онлайн. Стоит отметить, что для юр. лица будет открыт специальный карточный счет. Банк самостоятельно уведомит налоговую службу об этом.
Как оформить корпоративную карту?
Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».
Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.
Корпоративные карты бывают:
Топ-3 лучших предложения по корпоративным картам
1. Модульбанк предлагает бесплатно получить корпоративную карту. Перевыпуск карты, когда ее срок закончится также будет бесплатен. Обслуживание карты на “Оптимальном” тарифе первый год обойдется вам в 0 рублей, затем 300 рублей в год. На “Безлимитном” тарифе обслуживание всегда бесплатно. Снять деньги с карты можно в любом банкомате, проценты за снятие будут только по вашему тарифу в Модульбанке, банкомат выдаст вам средства бесплатно. Есть кэшбэк: 5% за покупки в определенных категориях, 0,5% все остальные покупки. Максимальная сумму кэшбэка по одной карте в месяц – 100000 рублей.
2. Сбербанк имеет дебетовую бизнес-карту. За обслуживание такой карты вы будете платить 250 рублей. Количество бизнес-карт не ограничено. Можете оформить сколько угодно.
| Количество бизнес-карт | Количество карт не ограничено для предприятий малого бизнеса |
| Комиссия за обслуживание бизнес-карты | 250 рублей в месяц |
| Лимит выдачи наличных по бизнес-карте | 170 000 руб./3 000 долл. США/2 600 евро в сутки по каждой бизнес-карте
не более 5 000 000 руб. в течение календарного месяца по бизнес-счёту предприятия (организации) |
| Лимит на внесение наличных по бизнес-карте | без ограничений |
| СМС-информирование | 60 рублей в месяц по каждой карте |
Также можно оформить бизнес-карту, которая имеет кредитный лимит до 1 млн рублей. С этой картой можно осуществлять оплату товаров для бизнеса. Вам будет предоставлена возможность использовать кредит во время льготного периода без процентов. Также банк проводит постоянные акции от партнёров, поэтому пользоваться картой еще более выгодно.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях
В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Использование в работе
Изучая вопрос о том, как пользоваться корпоративной картой Сбербанка для юридических лиц, важно помнить, что все ее средства принадлежат исключительно компании. При необходимости совершения расхода по карте бухгалтер осуществляет ее пополнение со счета фирмы
Обязательно указывается номер пластика и цель перечисления средств. После деньги размещаются на карте работника компании. Распоряжение финансами происходит в соответствии с требованиями и нуждами предприятия.
Расход можно произвести безналично либо снять необходимую сумму в банкомате. После выполнения задачи сотрудник предоставляют в бухгалтерию организации чеки, квитанции о покупках товаров, услуг, чеки о снятии денежных средств. На основании этих документов заполняется отчет о расходе подотчетных средств.
Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать различные виды расходов (командировочные, представительские и т. д.), непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
Средства на корпоративной карте – деньги организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
Порядок использования корпоративных карт и сроки и порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно в локальных актах.
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов (в том числе в заграничных командировках).
Все расходы по корпоративной карте должны быть подтверждены документально.
Если не отчитаться за средства, потраченные с корпоративной карты, то эти суммы признаются доходом сотрудника, облагаются страховыми взносами и из них необходимо удержать НДФЛ.
Какие документы нужно предоставить для обоснования расходов по корпоративной карте
Вы можете прийти в любой из магазинов и произвести оплату бизнес-картой. Деньги спишутся со счета, а вы заберете товар. Главное, не забыть при этом попросить у продавца все необходимые документы.
В магазине вы можете получить:
- товарную накладную;
- счет-фактуру;
- кассовый или товарный чек;
- акт об оказании услуг;
- приходный кассовый ордер.
Если вы сотрудничаете с поставщиков и заключили договор, он также может служить закрывающим документом.
Он должен содержать все обязательные реквизиты, которыми являются:
- наименование самого документа;
- номер документа;
- порядковые номера товарных позиций;
- дата (должна совпадать с датой совершения операции);
- наименование поставщика (должна быть указана организационно-правовая форма и наименование);
ИНН поставщика; - перечень предоставленных услуг либо проданных товаров (по наименованию, количеству, стоимости за каждую единицу товара);
- расшифровку подписи продавца либо менеджера (в обязательном порядке должна быть указана должность, ФИО, подпись ответственного лица, отпустившего товар и принявшего оплату);
- печать организации при ее наличии.
Если эти документы будут отсутствовать, то денежные средства, которые были списаны по корпоративной карте (независимо от цели), будут облагаться налогами. Если расход экономически обоснован, вы можете спокойно проводить операции.
В случае отсутствия документов в течение месяца на последнее число этого месяца бухгалтер должен начислить налоги. То есть на сумму произведенных расходов можно начислить 13% НДФЛ и 31% страховых взносов за сотрудников, за которыми числятся расходы.
Если документы предоставлены позже, налоги можно пересчитать. Сумма страховых взносов и НДФЛ, которые перечислены в бюджет, уйдет из учета, а физически перечисленные деньги останутся в качестве предоплаты, либо вы сможете в дальнейшем вернуть их себе на расчетный счет. Это нужно для соблюдения хронологии учета. При проверке инспекторы отследят этот недочет.
Бизнес-карта — это эффективный платежный инструмент, предназначенный для индивидуальных предпринимателей или руководителей бизнеса. Узнать корпоративную карту можно по надписи Business на лицевой стороне. Она упрощает ведение бухгалтерского учета, дает возможность лучше контролировать расходы предприятия.
Кроме этого, корпоративная карта экономит деньги, ведь картодержателю не нужно держать в штате кассиров, платить за инкассацию наличных или за услуги охраны и т.п.
С помощью бизнес-карты клиент получает круглосуточный доступ к своему расчетному счету, с которого может делать переводы своим поставщикам, оплачивать за товары или услуги, снимать наличные. При этом посещать отделение банка ему уже не придется. Сделать платеж можно используя мобильный или интернет-банкинг, а снять наличные в любом банкомате.
- Как и на обычную карту, на корпоративный платежный инструмент банк устанавливает определенный лимит, который прописывается в договоре.
- Что касается внешнего вида, то корпоративные кредитные карты кроме имени держателя имеют также название предприятия.
- Носителем карты должно быть физическое лицо, которое является уполномоченным лицом фирмы и имеет права совершать платежи. Пластик прикрепляется к счету, на котором находятся средства фирмы, предназначенные для представительских или хозяйственных расходов. По функционалу корпоративные карты ничем не отличаются от обычных.
- Для оформления пластика предприятию нужно заключить договор обслуживания, в котором прописываются сведения о сотрудниках, которые смогут пользоваться средствами фирмы. Дополнительно прикладываются заявления сотрудников на выпуск карт.
- По желанию клиента к одному счету может быть прикреплено несколько карт.