Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Зачем нужна передача дел
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
Зачем нужна передача дел
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел
Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.
Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.
Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.
- Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
- Увольнение материально-ответственного лица.
Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.
Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.
Акт приема-передачи дел
Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Акт приема-передачи дел – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи дел. Если освобождается должность по причине перевода работника на другую должность или увольнения, то акт приема-передачи дел составляется, в котором проделанная работа описывается, ее итоги и незавершенные дела, которые преемнику передаются . Распорядительные документы, в которых причина приема-передачи дел указана, являются основой для составления акта.
Составление акта при смене генерального директора
Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.
Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел
Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:
- главный бухгалтер;
- начальник подразделения;
- директор;
- инспектор отдела кадров;
- материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).
Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.
Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.
Предлагаем ознакомиться Договор цессии это что
Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.
Важно! В акте подробно отображается все имущество.
Проводится пересчет оригиналов таких документов:
- банковских;
- лицензионные;
- учредительные;
- подтверждающие права фирмы на собственность.
Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:
- ключ от сейфа и банковских ячеек;
- предметы техники;
- информацию о партнерах;
- штампы и печати;
- ценности фирмы.
Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.
Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.
Интересно! Настаивать на составлении акта приема-передачи в подобном случае глава предприятия не вправе.
Приём передача кадровой документации
Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.
А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
- создаётся комиссия по передаче дел;
- проверяются кадровые документы;
- составляется акт приёма-передачи.
А теперь всё по порядку и подробно.
Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:
- в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
- в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.